Skuteczna integracja systemów informatycznych: definicja, korzyści biznesowe i kluczowe przykłady
Integracje systemowe coraz częściej znajdują zastosowanie w różnorodnych firmach. Jak widać na przykładach takich wdrożeń, odpowiednio zaimplementowane integracje polepszają jakości pracy i pozwalają na realizację zupełnie nowych przedsięwzięć.
Zastanawiasz się, jak faktycznie wygląda integracja systemów informatycznych w praktyce i co zrobić, aby została ona płynnie wdrożona? W takim razie koniecznie przeczytaj artykuł i poznaj kilka konkretnych przykładów integracji, które zmieniły sposób funkcjonowania firm na lepsze. Zobacz, jakie korzyści mogą przynieść takie zmiany.
Spis treści
Czym jest integracja systemów informatycznych?
Integracja systemów IT to nic innego, jak odpowiednie łączenie wielu elementów w jedną całość tak, aby zapewnić przepływ danych między nimi. Obecnie firmy wykorzystują różnorodne systemy informatyczne służące konkretnym działaniom, przykładowo administracyjnym, gromadzeniu danych, czy płatności. Zdarza się jednak, że w celu optymalizacji procesów biznesowych, systemy wymagają zmiany. Połączone mogą ze sobą “współpracować” i korzystać z tych samych zasobów, a taka spójność danych daje o wiele więcej korzyści, niż w przypadku jak systemy te funkcjonują osobno.
Możliwości biznesowe integracji systemów IT
W zależności od danego przypadku mamy do czynienia z różnymi typami integracji, które służą przykładowo:
- przyspieszeniu danych procesów w firmie,
- zwiększeniu efektywności pracy,
- efektywnej wymianie informacji,
- umożliwieniu podstawowego działania danego systemu.
Ostatni przykład dobrze obrazuje integracja, którą przeprowadziliśmy dla jednego z naszych klientów, łącząc platformę Chargebee z bramką płatniczą PayLane. Miało to pozwolić na bezproblemowe dokonywanie płatności cyklicznych w systemie klienta poprzez automatyczne pobieranie środków z karty. Szczegóły tych działań przedstawiamy poniżej.
Oczywiście potrzeby są bardzo różne w zależności od przypadku, w niektórych firmach chodzi też o połączenie wewnętrznych systemów, a w innych o odpowiednie wykorzystanie i zintegrowanie zewnętrznych narzędzi. W zależności od danej sytuacji, dostosowujemy zakres naszej pracy, aby wykonać odpowiednie integracje systemowe IT – czas pokazać wybrane przykłady takich działań.
Przykład 1. Integracja Chargebee z PayLane’m w celu poprawnego działania całego systemu
W przypadku naszego klienta główną potrzebą było stworzenie systemu, który pośredniczy w zarządzaniu płatnościami i pozwala na regularne pobieranie płatności od użytkowników. Taka integracja była podstawą działania wspomnianego systemu, gdyż bez tego nie mógłby on poprawnie funkcjonować.
Chargebee i PayLane – krótka definicja
Warto na początku pokrótce opisać znaczenie wspomnianych narzędzi – tak więc Chargebee jest platformą obsługującą tzw. płatności cykliczne, która pozwala na pełną automatyzację tego typu płatności, co w efekcie daje możliwość regularnego pobierania opłat od użytkowników. Z kolei system PayLane to bramka płatnicza, która jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla e-commerce i SaaS. Bramki pozwalają klientom na realizowanie płatności online na konto sprzedawcy.
Szczegóły integracji systemów IT i korzyści, które z niej płyną
System PayLane nie jest wspierany i obsługiwany przez Chargebee, co oznacza, że bramka nie mogła być bezpośrednio skonfigurowana w panelu Chargebee. Skupiliśmy się zatem na dostarczeniu rozwiązania, które w bezpieczny sposób połączy oba systemy i zadba o ich efektywną i płynną pracę.
Przykład 2. Integracje narzędzi pomagających w codziennej pracy
Na co dzień w firmach wykorzystywanych jest wiele narzędzi (np. Google Docs, maile z zapytaniami, itp.), których integracja może przynieść wiele korzyści. Takie działanie pozwala na dużą oszczędność czasu, a także ułatwia realizację powtarzalnych zadań, które często spędzają sen z powiek pracownikom. Na szczęście na rynku dostępne są narzędzia pozwalające na taki typ integracji, a jednym z nich jest Zapier.
ZAPIER – krótka definicja
Z pomocą przychodzi ZAPIER – to narzędzie w bardzo skuteczny sposób umożliwia automatyzować pracę poprzez połączenie z różnymi aplikacjami (chodzi o popularne ogólnodostępne takie jak choćby Slack, Dropbox, Asana, Gmail, itp). Choć dane aplikacji z pozoru są niezwiązane, Zapier pomaga tworzyć łańcuchy powiązań, co bardzo ułatwia bieżące zadania firmie. W kilka chwil można połączyć się z aplikacjami i zoptymalizować przepływ wymiany danych.
Przykład zastosowania narzędzia w Studio Software
Przykładu zastosowania tego narzędzia nie trzeba daleko szukać – w Studio Software na co dzień korzystamy z możliwości, które pozwalają nam przyspieszać pracę i zwiększać jej efektywność.
W szczególności chwalimy sobie połączenie Gmaila z CRM-em za pomocą ZAPIER, co pozwoliło zautomatyzować proces dodawania kontaktu do CRM. Niezbędne dane z e-maila potencjalnego klienta zostają automatycznie zapisane w systemie, dzięki czemu nie ma potrzeby wpisywania tego ręcznie, jest to bezpośrednie połączenie informacji. Dzięki temu można zachować porządek w przychodzących zapytaniach oraz ułatwia bieżącą pracę.
W narzędziu jednak nie wszystko da się zrobić, inną możliwością jest samodzielne tworzenie tego typu integracji z wykorzystaniem API takich systemów.
Przykład 3. SetPin – integracja z Booking, czy Airbnb
Kolejnym ciekawym przykładem, gdzie integracja odgrywa znaczącą rolę w sprawnym funkcjonowaniu danego systemu jest integracja wdrożona w oprogramowaniu SetPin (zobacz case study).
SetPin — krótka definicja systemu
Jest to stworzona przez nas aplikacja webowa, która pozwala na zdalne zarządzanie zamkami elektronicznymi w hotelach i apartamentach, a tym samym sprawia, że proces zakwaterowania odbywa się bez konieczności korzystania z kluczy. W przypadku takiego systemu zastosowanie integracji jest konieczne, aby system był skuteczny. Nasze rozwiązanie jest kompleksowe — odpowiednio przygotowaliśmy je zarówno od strony hardware’owej (integracja z zamkami elektronicznymi), jak i software’owej (aplikacja pozwalająca na zarządzanie kodem, rezerwacjami itp.)
Integracja systemów informatycznych w aplikacji
Oprogramowanie jest zintegrowane z popularnymi systemami rezerwacyjnymi (m.in Airbnb, czy Booking.com), aby goście mogli automatycznie dostawać kody do otwierania drzwi. Przygotowaliśmy zaawansowaną integrację API, dzięki czemu system spełnia swoje zadanie i cechuje się funkcjonalnością. Kod jest tworzony automatycznie i zostaje przesłany klientowi za pośrednictwem SMS-a lub e-maila.
Co jest istotne w procesach integracji i jak wygląda nasz proces?
W procesie integracji różnych systemów informatycznych, który przeprowadzamy dla klientów, bardzo istotne jest odpowiednie zaplanowanie działań i wdrażanie po kolei wcześniej ustalonych kroków. Poniżej przedstawiamy poszczególne zadania, które prowadzą do efektywnych wdrożeń:
1. Analiza dokumentacji API obu produktów — przejrzenie dokumentacji pozwala zapoznać się, jak działa dane API, jakie protokoły wykorzystuje, jakie ma możliwości (np. czy sam powiadomi, jeśli wykona jakąś akcję, czy ponawia akcję w przypadku błędu itp.)
2. Sprawdzenie środowisk testowych (sandbox), a także uzyskanie odrębnych danych dostępowych do tych środowisk. Chodzi o to, że każdy z serwisów powinien udostępniać tzw. sandbox do testów, czyli miejsce, gdzie bez problemu możemy testować działanie całości, np. przeprowadzić testową płatność, podpiąć testową kartę płatniczą itp.
3. Stworzenie w swojej aplikacji oddzielnych plików konfiguracyjnych dla konkretnych środowisk, np. dev/stage/prod., – środowisko lokalne czy deweloperskie powinno korzystać danych dostępowych sandboxa (adres url, login, hasło), zaś plik konfiguracyjny na środowisku produkcyjnym powinien zawierać dane produkcyjne.
4. Testowanie na szeroką skalę — zanim system zostanie oddany do użytku, przeprowadzamy zawsze dokładne testowanie, aby wyeliminować ewentualne błędy. W takich przypadkach często pojawiają się różne szczegóły, o których łatwo zapomnieć, dlatego podstawą jest checklista i dokładne sprawdzenie dokumentacji API oraz przetestowanie jak największej ilości scenariuszy testowych. To pomaga szybko zauważyć nieprawidłowości w integracji systemów.
Od czego zależy koszt integracji systemów informatycznych?
Na koszt integracji systemów składa się wiele czynników. Przede wszystkim chodzi o określenie zakresu prac oraz efektu, jaki będzie chciała osiągnąć firma. Na przykład prosta integracja programów, zapewniająca np. platformę do wymiany informacji, może kosztować kilka tysięcy złotych i być wdrożona stosunkowo szybko. Z kolei integracja systemów informatycznych zarządzania – czyli oprogramowania istotnego z punktu widzenia organizacji – będzie oczywiście zdecydowanie droższa od integracji pojedynczych aplikacji.
Wiele zależy jednak od dostawcy oprogramowania. Jeśli jest profesjonalny, to zadba o taki dobór metody integracji by przełożyło się to na koszty całej operacji i pomogło w uzyskaniu oszczędności, zarówno czasu, jak i funduszy.
Integracje systemowe — szereg korzyści dla firm
Odpowiednio zaimplementowane integracje są źródłem wielu pozytywnych zmian w firmie. Zintegrowane systemy często przynoszą dużo oszczędności — pozwalają zautomatyzować, a tym samym przyspieszyć pracę. Często kwestia połączenia danych systemów jest na tyle indywidualna, że najlepiej porozmawiać ze specjalistami, którzy będą w stanie doradzić jakie rozwiązanie sprawdzi się w konkretnym przypadku.
Zastanawiasz się nad integracją? Skontaktuj się z nami, a my doradzimy Ci najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.
