Maile transakcyjne w aplikacji webowej — dedykowane oprogramowanie czy gotowe rozwiązanie?

Wybór systemu do wysyłki maili transakcyjnych nie należy do najłatwiejszych. Pewne jest to, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Każde z nich ma swoje mocne i słabe strony. Przeanalizowaliśmy więc dostępne możliwości, aby ułatwić ci podjęcie decyzji. 

Mimo że e-maile transakcyjne nie mają charakteru promocyjnego, są najważniejszymi wiadomościami, związanymi z twoją aplikacją webową. Są to wiadomości wysyłane do użytkowników w odpowiedzi na określone działanie, takie jak weryfikacja adresu e-mail podczas rejestracji lub resetowanie hasła. 

Pytanie więc czy lepiej zbudować rozwiązanie do wysyłania wiadomości e-mail na własną rękę, czy wybrać rozwiązania innych firm, takich jak SendGrid, Mailchimp itp. 

Rzućmy okiem na kilka głównych rzeczy, które powinieneś rozważyć przed podjęciem decyzji o wyborze oprogramowania do maili transakcyjnych. 

Łatwa integracja maili transakcyjnych

Wybierając gotowe rozwiązania do wysyłki maili transakcyjnych, dostajesz w pakiecie wiele przydatnych funkcji, więc nie musisz tracić czasu na ich implementację. Samo wdrożenie oprogramowania jest też stosunkowo łatwe, dzięki narzędziom i API, które pozwalają na sprawne połączenie systemu z twoją aplikacją webową. Zdecydowanie usprawniają proces wysyłania e-maili transakcyjnych i ułatwiają dotarcie do użytkowników w odpowiednim momencie.

Programy do obsługi maili transakcyjnych umożliwiają też integrację twojej aplikacji webowej z innym oprogramowaniem biznesowym, jak np. CRM, co znacznie usprawnia wydajność firmy. Co więcej, oferują znacznie wygodniejszy interfejs użytkownika niż podstawowe SMTP czy przestarzałe systemy pocztowe. 

Gotowe rozwiązania mają wszystko, czego potrzebujesz, aby tworzyć skuteczne maile transakcyjne. Dla przykładu, edytory wizualne dostarczane m.in. przez SendGrid czy Mailchimp, pozwalają na utworzenie wiadomości za pomocą gotowych modułów, więc poradzą sobie z nimi nawet członkowie zespołu bez doświadczenia technicznego. Nie musisz więc angażować w to programistów.

Możliwość spersonalizowania danego narzędzia jest ważna — wygląd wiadomości wpływa na to, jak postrzegana jest twoja firma czy twoja aplikacja. Łatwe korzystanie z responsywnych szablonów, dodawanie obrazów, linków, tematu wiadomości czy innych elementów, pozwalających stworzyć skuteczne i angażujące e-maile to must have, jeśli decydujesz się na gotowe rozwiązanie.  

Pamiętaj również o opcji anulowania subskrypcji. Jeśli nie umieścisz jej w swoich wiadomościach, odbiorcy mogą oznaczyć wiadomość jako spam. W przypadku rozwiązań SaaS-owych nie musisz się tym przejmować, zazwyczaj wbudowane jest to w strukturę maila. Jeśli budujesz swój własny system SMTP, linkami do rezygnacji zarządzasz na własną rękę.

Elastyczny i skalowalny SMTP

Wysyłanie setek lub tysięcy maili transakcyjnych dziennie może być technologicznym wyzwaniem. Rozwiązania do wysyłania e-maili, takie jak SendGrid, pozwalają ci zaktualizować plan jednym kliknięciem. Nie musisz więc przejmować się kwestiami technicznymi, gdy twoja firma się rozwija.

Jeśli natomiast decydujesz się na budowę swojego rozwiązania, pamiętaj, że zwykle wymaga to dodatkowych serwerów i powiększenia zespołu programistów. Nie trudno się też domyślić, że utrzymanie systemu, który zapewni wysoką dostarczalność tysięcy wiadomości wiąże się z dodatkową technologią.

Ważne jest również, aby utrzymać niemal zerowy downtime przy skalowaniu aplikacji webowej, aby zachować wysoki poziom dostarczalności maili. Nie jest to łatwe do osiągnięcia, gdy utrzymanie rozwiązania jest po twojej stronie.

Niewątpliwym minusem rozwiązań SaaS-owych jest ich cena, szczególnie gdy konieczne jest zwiększenie planów wraz ze wzrostem firmy. Mimo to, wydatki te będą mniejsze niż w przypadku samodzielnego zarządzania mailami transakcyjnymi. Szczególnie w przypadku nieoczekiwanych przestojów lub rzeczy, których nie jesteś w stanie przewidzieć. Plusem gotowych rozwiązań jest to, że płacisz za nie tylko wtedy, gdy ich potrzebujesz, więc możesz zapomnieć o kosztach utrzymania.

Niezawodna dostarczalność maili transakcyjnych

Utrzymanie odpowiedniego poziomu dostarczalności wiadomości e-mail może być wyzwaniem. Na pewno wymaga nowoczesnej infrastruktury, która zapewni, że wysłana wiadomość trafi bezpośrednio do skrzynek odbiorczych, zamiast do folderu ze spamem. Istotne jest też monitorowanie zmieniających się wymagań dostawców poczty e-mail, a także uwierzytelnianie adresów IP i konfigurowanie serwera za pomocą SPF, DomainKeys, DKIM i Sender ID. Wszystko to wpływa na dostarczalność wiadomości.

Dlaczego to jest ważne? Według raportu 2018 Deliverability Benchmark, opracowanego przez Return Path, 15% globalnych wiadomości e-mail nigdy nie trafia do skrzynki odbiorczej. Pomyśl, ile możesz stracić bez odpowiedniej obsługi e-maili. Problemy z dostarczaniem wiadomości mają wpływ na wyniki finansowe, zarówno na przychody, jak i zaufanie klientów, którzy nie będą otrzymywać od ciebie wiadomości.

Podczas gdy rozwiązania SaaS-owe idą w parze z dedykowanym zespołem do rozwiązywania problemów z dostarczaniem wiadomości e-mail, w przypadku własnego SMTP kontrolowanie tego, co dzieje się z wysyłanymi wiadomościami może być trudne. Dlaczego? Nie otrzymasz powiadomienia, gdy wiadomość zostanie przekierowana do folderu ze spamem lub gdy zablokuje ją dostawca poczty. 

SendGrid i inne podobne rozwiązania do wysyłki maili zapewniają narzędzia, które dają pełną kontrolę nad dostarczalnością wiadomości. Obsługują również implementację protokołów, takich jak SPF, DKIM, czy DMARC, co może być kłopotliwe, gdy robisz to samodzielnie. Dla przypomnienia, zarówno DKIM, jak i SPF pomagają chronić reputację domeny poprzez uwierzytelnienie wiadomości e-mail.

Nie trudno się domyślić, że reputacja adresu IP oraz domeny są ważne, ponieważ zwiększają szansę na dostarczenie wiadomości. Gdy twoja reputacja jako nadawcy jest zła, wiadomości trafiają do spamu lub możesz zostać zablokowany.

Ponadto, każdy dostawca poczty e-mail ma swoje własne zasady, dotyczące klasyfikowania wiadomości jako spam, więc nie zawsze łatwo zrozumieć sposób dostarczania wiadomości do różnych dostawców. W tym przypadku rozwiązania SaaS-owe również przychodzą z pomocą, więc jeśli nie znasz się na uwierzytelnianiu domen, pozostaw to specjalistom.

Mierzenie skuteczności maili transakcyjnych

To, jak odbiorcy reagują na twoje wiadomości również ma znaczenie dla twoich przyszłych działań. Dlatego ważne jest wysyłanie wiadomości wyłącznie do użytkowników, którzy wyrazili na to zgodę, szczególnie gdy wysyłasz także wiadomości marketingowe (np. z kuponami promocyjnymi). 

Tym samym nasuwa się odpowiedź, dlaczego potrzebujesz przyzwoitych wskaźników śledzenia aktywności użytkowników, takich jak liczba zignorowanych wiadomości, liczba wiadomości usuniętych bez przeczytania, liczba wiadomości przekazanych dalej, itp.

Odbiorcy, którzy nie wykonują konkretnych akcji, mogą obniżyć wskaźnik otwarcia wiadomości. Jeśli przez długi czas wynik ten będzie utrzymywać się na niskim poziomie, twoje maile mogą być uznane za spam. To oczywiście zależne jest od wielu parametrów i czynników, jednak powinieneś stale monitorować skuteczność wysyłanych przez ciebie maili. 

Ponownie, będzie to znacznie łatwiejsze, gdy wybierzesz jedno z istniejących rozwiązań do obsługi maili transakcyjnych. Rozwiązanie SaaS-owe udostępni ci analizy w czasie rzeczywistym ze śledzeniem zachowań użytkowników, wskaźnikami zaangażowania, możliwością przeglądania historii maili transakcyjnych i wiele innych.

Jedną z największych wad podstawowego SMTP-a jest to, że zwykle nie otrzymujesz informacji o wysłanych mailach w czasie rzeczywistym, ponieważ wiąże się to ze sporymi kosztami. Z takim rozwiązaniem trudno też kontrolować poziomy dostępu dla poszczególnych członków zespołu.

Wybór niezawodnego oprogramowania do wysyłki maili transakcyjnych zapewnia ci rDNS, co pomaga zbudować zaufanie pomiędzy firmą a dostawcą poczty. Jeśli korzystasz z rozwiązań takich, jak SendGrid czy Mailchimp, twoje wiadomości są automatycznie zabezpieczone i zintegrowane ze znanymi programami do wykrywania spamu.

Pamiętaj też, że konieczne jest przestrzeganie międzynarodowych lub lokalnych przepisów, takich jak Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Ponownie, dostawcy usług e-mail są zdecydowanie lepszym rozwiązaniem, ponieważ muszą być na bieżąco z wszelkimi zmianami i regulacjami dotyczącymi prywatności użytkowników. Masz więc pewność, że nie naruszasz przepisów.

Wsparcie 24/7

Utrzymywanie zespołu do obsługi wysyłki maili transakcyjnych może być kosztowne, zastanów się więc, czy w ogóle go potrzebujesz. Pomyśl również, co w momencie, gdy coś pójdzie nie tak i konieczne będzie zaangażowanie części zespołu, aby rozwiązać problem. Jeśli nie masz dedykowanego zespołu zarządzającego mailami transakcyjnymi, wiąże się to z “wyciągnięciem” pracowników z innego projektu.

Porównując to z rozwiązaniami SaaS-owymi, które zazwyczaj idą w parze z całodobowym supportem, gotowym odpowiedzieć na każde z twoich pytań czy problemów, wybór wydaje się oczywisty.

Jeśli nadal się wahasz, zadaj sobie pytanie czy masz zasoby i czas, aby poradzić sobie z potencjalnymi problemami, zwłaszcza gdy do ich rozwiązania niezbędna będzie pomoc programistów.

Maile transakcyjne — wybierz efektywne rozwiązanie

Jak widzisz, masz kilka opcji do wyboru. Możesz skonfigurować serwer i obsługiwać problemy związane z dostarczalnością, bezpieczeństwem, skalowalnością lub znaleźć gotowe rozwiązanie, które odpowie na twoje zapotrzebowania.

Decydując się na zbudowanie wewnętrznego narzędzia do obsługi maili transakcyjnych, konsekwencje mogą być dotkliwe, jeśli infrastruktura ulegnie awarii. To pociąga za sobą ogromną odpowiedzialność oraz zainwestowanie sporej ilości czasu i pieniędzy. Możesz też zmierzyć się z ograniczoną skalowalnością z powodu niewydolnej infrastruktury, nie wspominając o tym, że trudniejsze będzie też mierzenie efektów.

Z drugiej strony, możesz skorzystać z rozwiązań SaaS-owych, które dają ci praktycznie wszystko, czego potrzebujesz. Oczywiście, im więcej funkcjonalności, tym droższe rozwiązanie, ale w dłuższej perspektywie jest to bardziej opłacalne. Nie musisz martwić się o kwestie związane z dostarczaniem maili, będziesz na bieżąco informowany o wynikach twoich wysyłek, a także dostaniesz dedykowaną infrastrukturę z adresami IP do budowania własnej reputacji.

Nawet jeśli niektóre z gotowych rozwiązań wydają ci się zbyt drogie, w dłuższej perspektywie okazują się bardziej opłacalne niż budowa własnego rozwiązania. Rozważ jednak wszystkie za i przeciw, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.