Jak powinna wyglądać profesjonalna specyfikacja projektu informatycznego?

Rozpoczynając współpracę z software house’m, dobrze jest przekazać potencjalnemu partnerowi jak najwięcej kluczowych informacji dotyczących produktu, który zamierzasz stworzyć. Umożliwi to efektywną pracę nad Twoim projektem i odpowiednie zaplanowanie wszystkich działań.

W jakiej formie najlepiej przygotować specyfikację projektu? Jak powinna wyglądać wzorcowa specyfikacja projektu informatycznego i dlaczego jest tak istotna? Czytaj dalej, aby poznać odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań. Dlaczego to tak tak istotne? Bez wątpienia tego typu pojęcia zagoszczą na początku Waszej współpracy.

Czym jest specyfikacja projektu informatycznego?

Specyfikacja techniczna projektu informatycznego to nic innego jak dokument zawierający wszystkie wymagania techniczne produktu IT, który chcesz stworzyć. Specyfikacja techniczna stanowi ważny element dokumentacji projektowej będący drogowskazem dla potencjalnego partnera odnośnie twojej aplikacji/systemu. Pozwala także zapoznać się z oczekiwaniami, funkcjonalnościami, a także wszystkimi kluczowymi założeniami.

Dokument ten powinien zawierać wymagania funkcjonalne jak i niefunkcjonalne – czytaj dalej, aby poznać szczegóły. 

Dobra specyfikacja techniczna = korzyści dla obu stron

Przygotowanie dobrej specyfikacji projektu informatycznego to tak naprawdę pierwszy, bardzo istotny krok jeśli chodzi o współpracę z software housem. Służy ona ocenie ilości pracy niezbędnej do wykonania projektu, a co za tym idzie, pozwala na przygotowanie odpowiedniej wyceny. Za efektywnym tworzeniem projektów IT stoi dokładne zrozumienie ich specyfiki i twoich potrzeb, dlatego właściwie przygotowana specyfikacja jest na wagę złota.

Spisanie takich założeń to też przy okazji dobra praktyka dla Ciebie – zebranie wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu pozwala spojrzeć na produkt z szerszej perspektywy i zidentyfikować ewentualne brakujące elementy.

Dlaczego warto przygotować odpowiednią specyfikację dokumentu technicznego?

• Pozwala zrozumieć cele projektu, jego zakres i założenia. Im lepsze zrozumienie kontekstu biznesowego i funkcjonalnego, tym efektywniej będzie przebiegała dalsza praca.

• Pomaga ocenić, ile osób będzie potrzebnych do realizacji projektu, a także ile czasu potrzeba na jego stworzenie. 

• Umożliwia przygotowanie wyceny projektu IT. Znając dokładnie wymagania systemu i funkcjonalności, zespół jest w stanie zrozumieć potrzeby i wstępnie ocenić koszty.

• Na podstawie specyfikacji software house jest w stanie stwierdzić, czy będziecie odpowiednimi partnerami w przyszłości. Analizując potrzeby technologiczne jak i wymogi projektowe podejmie decyzje, czy obecne doświadczenie i specjalizacja umożliwi wykonanie projektu. 

Ważne, aby dokument był kompleksowy i nie zawierał żadnych luk, które dadzą przestrzeń do dowolnej interpretacji przez zespół techniczny. Im dokładniej przygotowana specyfikacja, która dobrze przedstawi Twoje wymagania i potrzeby, tym lepiej. 

Jeśli nie masz pewności, jakie funkcjonalności powinno zawierać Twoje dedykowane oprogramowanie, możesz wziąć udział w warsztatach produktowych.  Pozwolą Ci one w pełni zrozumieć działanie Twojego systemu i uzyskać szerszy obraz jego specyfiki. 

Co powinna zawierać idealnie przygotowana specyfikacja projektu informatycznego?

Wiesz już, dlaczego przygotowanie odpowiedniej specyfikacji technicznej IT to składowa późniejszego sukcesu projektu. Jak zatem stworzyć dokument, który będzie jasno określał Twoje wymagania? Oto najważniejsze informacje, które powinny się w nim znaleźć:

Ogólny opis projektu

Wiesz już, dlaczego przygotowanie odpowiedniej specyfikacji technicznej IT to składowa późniejszego sukcesu projektu. Aby twój przyszły zespół technologiczny dobrze zrozumiał zakres projektu, warto zawrzeć w specyfikacji podstawowe informacje o twojej aplikacji i problemie, jaki ma ona rozwiązać, a także grupie docelowej. Dane te są wyjątkowo istotne z punktu widzenia software house’u, z którym współpracujesz – dzięki nim można lepiej zrozumieć cały kontekst biznesowy i dobrze dopasować przyszłe działania. Jak zatem stworzyć dokument, który będzie jasno określał Twoje wymagania?

 Oto najważniejsze informacje, które powinny się w nim znaleźć:

• Cel dokumentu — Wyjaśnij, co jest twoim głównym celem, jeśli chodzi o współpracę z firmą programistyczną.

• Termin — Określ termin, w którym chcesz podjąć decyzję o współpracy z dostawcą lub kiedy chcesz rozpocząć projekt. Dzięki temu uzyskasz informację zwrotną na czas, co więcej, sprawdzisz podejście ewentualnego partnera do terminów, co jest bardzo ważne w dalszej pracy.
• Ogólny opis projektu — Przedstaw swoją firmę i opisz jej potrzeby biznesowe. Spróbuj odpowiedzieć, jakie masz doświadczenie z tworzeniem oprogramowania i czego szukasz we współpracy.

• Cel aplikacji —Określ problem lub niszę biznesową na rynku i sprecyzuj, w jaki sposób produkt pomógłby go rozwiązać.
• Strategia — Odpowiedź na kolejne pytania: jakie masz plany na uruchomienie aplikacji? Kto będzie użytkownikiem twojego rozwiązania? Czy wiesz, jak dotrzeć do swoich odbiorców już na początkowym etapie? Czy potrzebujesz współpracy z firmą zewnętrzną? Jak wygląda kwestia budżetu i inwestycji?

Wymagania funkcjonalne

• Opis najważniejszych funkcjonalności. W dokumencie musisz opisać funkcjonalności, które chcesz wdrożyć w produkcie IT. Najlepiej przygotować je w postaci tzw. user stories, czyli przedstawieniu cech i właściwości systemu z punktu widzenia użytkownika.

W oparciu o schemat „Jako <kto?> chcę wykonać <co?>, żeby <dlaczego?>” (przykładowo Jako użytkownik czatu chcę dołączyć załączniki do rozmowy, żeby móc przesyłać ważne dokumenty) możesz zbudować prostą ścieżkę obrazującą działanie aplikacji. Pamiętaj, by wyraźnie zaznaczyć, jakie możliwości ma mieć dany użytkownik, z uwzględnieniem administratora (przykładowo jakie powinien mieć uprawnienia).

Przygotowując wymagania funkcjonalne, zwróć uwagę, aby opis był dosyć dokładny. Spróbujmy przedstawić to na przykładzie — załóżmy, że planujesz wdrożyć funkcjonalność w postaci czatu. Oczywiście, możesz napisać, że czat ma służyć komunikacji między użytkownikami i zawierać podstawowe, wszystkim znane funkcje. Jednak, czy na pewno będzie to wystarczający opis? Nie do końca.

Dobrze skonstruowane user stories powinno informować konkretniej o tym, jacy użytkownicy będą się komunikować za pośrednictwem czatu, czy ma on zawierać możliwość konwersacji grupowych, dodawania załączników, czy będzie działał w czasie rzeczywistym, itp. Spróbuj spojrzeć na daną funkcjonalność z nieco szerszej perspektywy, biorąc pod uwagę działania użytkownika.

• Priorytety. W niektórych projektach z dużą liczbą funkcjonalności warto wskazać, które z nich mają dla ciebie największy priorytet — wtedy zdecydowanie łatwiej będzie zaplanować dalsze prace.

Możesz oznaczyć je jako konieczne, lub opcjonalne wykorzystując metodę MoSCoW (jest to technika ustalania priorytetów wykorzystywana w analizie biznesowej. Na jej podstawie wskazujemy kolejno funkcjonalności “must have” (muszą być), “should” (powinny być), “could” (mogą być), “won’t” (nie będzie ich).

Design

Warto też pochylić się nad wyglądem aplikacji – dołącz do specyfikacji jak najwięcej informacji odnośnie twoich oczekiwań. Czy zależy ci na dedykowanym designie? A może wolisz skorzystać z gotowych rozwiązań? Wszelkie informacje wraz ze wskazówkami i inspiracjami są mile widziane. 

Wymagania niefunkcjonalne i biznesowe

W specyfikacji projektu informatycznego na pewno trzeba zawrzeć tzw. wymagania niefunkcjonalne, czyli wszystkie informacje, które pozwalają zrozumieć kompleksowo kontekst projektu. Kluczowe jest opisanie najważniejszych oczekiwań co do jakości działania aplikacji. Wśród nich na pewno warto wymienić:

• Jakiego ruchu możemy się spodziewać w aplikacji i w jakim czasie (jest to ściśle związane z grupą docelową produktu, jej wielkością i częstotliwością korzystania z danego systemu).
• Szybkość działania aplikacji, w tym szybkość reakcji na zapytania użytkowników.
• Częstotliwość tworzenia kopii zapasowych.
• Maksymalna liczba użytkowników korzystających z aplikacji w danym czasie.
• Informacje dotyczące integracji, kwestii bezpieczeństwa, itp.
• Deadline projektu. Przekaż informacje odnośnie terminu realizacji projektu.
• Jaki budżet przeznaczony jest wstępnie na przygotowanie projektu. Wystarczy podanie przybliżonych widełek finansowych, przykładowo 10-50 tys. zł, 50-100 tys. zł, 100-200 tys. zł. Ważną informacją jest również przedstawienie planu na rozwój danego oprogramowania.
• Czy są jakiekolwiek wymagania technologiczne, jeśli tak, to jakie. Jeśli zastanawiasz się, jak wybrać technologię do zbudowania aplikacji, zapoznaj się z poniższym artykułem.

Oprogramowanie

Aplikacje webowe — jak wybrać najlepszą technologię do ich tworzenia?

Czytaj więcej

Specyfikacja projektu – podsumowanie

Jak widzisz, odpowiednie przygotowanie specyfikacji IT ma realny wpływ na późniejszą realizację projektu przez twojego partnera. Dobrze przygotowana specyfikacja techniczna jest dokładna i rzeczowa, a także zawiera wszystkie kluczowe informacje odnośnie funkcjonalności. 

Oczywiście warto dodać, że profesjonalny software house zawsze zada ci odpowiednie pytania w przypadku pewnych niejasności, ale im bardziej szczegółowo przedstawisz swoje wymagania IT, tym łatwiej będzie wycenić projekt i zrozumieć jego biznesowy kontekst. 

Chcesz rozpocząć nowy projekt IT przy współpracy z profesjonalnym software housem? Napisz do nas i przedstaw nam swój pomysł.