Analiza ryzyka to element składowy zarządzania projektowego, która pozwala przygotować się na nieplanowane sytuacje w trakcie realizacji prac. Ze względu na złożoność funkcjonalności i procesów zachodzących w aplikacji, każdy projekt musi posiadać dobrze sformułowany rejestr ryzyk, aby zachować pełną kontrolę nad tym, co się dzieje w projekcie.
Chociaż nie mamy wpływu na nieprzewidziane sytuacje w przyszłości, możemy jednak wdrożyć narzędzie, które jest niezwykle pomocne w minimalizowaniu wpływu potencjalnych problemów na przebieg projektu. Analiza ryzyka w projekcie oraz planowanie tego, w jaki sposób będziemy obsługiwać dane ryzyko, pozwala utrzymać harmonogram projektu oraz zwiększa szanse na pomyślne dostarczenie zaplanowanego zakresu.
W tym artykule przyjrzymy się dokładniej, czym jest rejestr ryzyka i jak wykorzystujemy go w zarządzaniu projektem.
Spis treści
Co to jest rejestr ryzyka?
Rejestr ryzyk, czasem nazywany dziennikiem ryzyka, to narzędzie do identyfikacji i monitorowania wszelkich zagrożeń, które mogą mieć wpływ na projekt. Jeśli jest odpowiednio przygotowany, pomaga śledzić problemy i w odpowiednim momencie je rozwiązywać. Łatwo wprowadzać w nim modyfikacje, zawiera konkretne i zrozumiałe informacje oraz koncentruje uwagę na tym co w danym momencie jest najważniejsze.
Rejestr ryzyka zwykle tworzy się na wczesnych etapach projektu i regularnie aktualizuje przez cały czas jego trwania poprzez celowe monitorowanie i kontrolę zdarzeń.
Warsztaty produktowe pomagają zrozumieć ryzyko projektowe
Rejestr ryzyk to dokument, który powstaje między innymi jako wynik analizy przedwdrożeniowej. W trakcie warsztatów produktowych analizujemy ryzyka mogące powstać w trakcie trwania projektu.
W zarządzanie ryzykiem oraz przygotowanie rejestru angażuje się cały zespół, który ma szczegółowy wgląd w swoje konkretne obszary odpowiedzialności. W trakcie warsztatów produktowych przeprowadzamy burzę mózgów na temat wszystkich zagrożeń, które mogą potencjalnie wpłynąć na projekt, opierając się na fachowej wiedzy i doświadczeniu. Podczas takich spotkań rozmawiamy też z interesariuszami, aby zrozumieć ich obawy i wyjaśnić wszelkie zagrożenia, jakie mogą powstać w projekcie.
W części warsztatów — Event Storming, czyli spotkań, mających na celu analizę działania produktu, przygotowujemy wizualizację procesów funkcjonalności. Za pomocą kolorowych karteczek zapisujemy różne zdarzenia pojawiające się w trakcie działania aplikacji, np. „kupiono bilet „, „zarezerwowano miejsce”, „wybrano model płatności”. Następnie nazywamy każde zdarzenie, jakie ma miejsce w aplikacji, odpowiadając sobie na pytanie: „Jakie zdarzenie miało miejsce w domenie?”
W tym momencie zawsze pojawiają się tzw. hot spoty, czyli czerwone karteczki z możliwym ryzykiem. Mogą one dotyczyć różnych sytuacji, np. nie jest jasne w danym momencie, jak funkcjonalność powinna wyglądać, lub nieznane są prawne aspekty związane ze wdrożeniem jakiegoś modułu. Wszystkie niejasne informacje zapisujemy w szczególnie przygotowanym do tego arkuszu, czyli rejestrze ryzyk.
Co zawiera rejestr ryzyka w projekcie?
Szablon rejestru ryzyka jest niezwykle łatwy do skonfigurowania i można go utworzyć za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel lub innego bardziej specjalistycznego oprogramowania.
Informacje zawarte w rejestrze:
- Numer identyfikacyjny
Ułatwia szybkie odniesienie lub identyfikację każdego ryzyka.
- Opis ryzyka
Jest to dokładny opis podstawowych elementów definiujących ryzyko. Chodzi o jak najlepsze sprecyzowanie, co może powodować dany problem. Chociaż proces identyfikacji zagrożeń jest wykonywany na wczesnym etapie projektu, ryzyko zmienia się w czasie i mogą pojawić się nowe zagrożenia. W związku z tym konieczne może być wielokrotne przeprowadzenie procesu identyfikacji ryzyk w trakcie trwania projektu.
- Status — określa, czy ryzyko jest już aktywne
- Wpływ — jeśli wystąpi ryzyko, jak poważnie wpłynie na powodzenie projektu
- Prawdopodobieństwo wystąpienia — ocena w skali od 1 do 5 jak dalece możliwe jest wystąpienie ryzyka
W ocenie prawdopodobieństwa ryzyka stosujemy najprostszą i najczęstszą formę oceny jakościowej. Oceniamy to np. w skali od 1 do 5, bazując na doświadczeniu i podstawowych danych, które zbieramy. Niektóre zidentyfikowane ryzyka będą miały niewielki wpływ na projekt, na przykład opóźnienie postępów z dnia na dzień. Z kolei inne mogą być potencjalnie katastrofalne, jeśli nie będą odpowiednio zarządzane.
- Priorytet — Wpływ przemnożony przez prawdopodobieństwo wystąpienia
Ocena zagrożeń jest zazwyczaj prawdopodobieństwem pomnożonym przez wpływ. Jeśli prawdopodobieństwo jest wysokie (4), a wpływ średni (3), Twoja ocena wyniesie 12 (4 x 3). Ta metoda zapewnia prosty sposób szybkiego sortowania i ustalania priorytetów zagrożeń.
- Plan działania
Akcje, które podejmiemy mające na celu wyeliminowanie, zmniejszenie ryzyka oraz określenie wymaganych kroków i czasu wykonania.
- Właściciel — Osoba odpowiedzialna za nadzorowanie lub ograniczanie ryzyka
Ostatnim krokiem jest przypisanie właściciela zadania do każdego ryzyka. W przypadku większości projektów odpowiedzialność za stworzenie rejestru ryzyka oraz jego aktualizacji ponosi kierownik projektu. Nie oznacza to, że jest odpowiedzialny za zidentyfikowanie lub podjęcie działań przeciwko wszystkim zagrożeniom. Każdy członek zespołu projektowego bierze udział w identyfikacji i ocenie ryzyka.
Analiza ryzyka w projekcie — dlaczego jest ważna?
Jak już wspomnieliśmy, celem rejestru jest identyfikacja, rejestrowanie i śledzenie potencjalnych ryzyk projektowych. Stworzenie tego dokumentu jest niezbędne, ponieważ, w miarę jak projekty stają się większe, dłuższe i bardziej złożone, coraz trudniej jest kontrolować każdy aspekt działań.
Podstawową korzyścią z zarządzania ryzykiem jest powstrzymywanie i łagodzenie zagrożeń dla powodzenia projektu. Wymaga to wcześniejszego zidentyfikowania problematycznych sytuacji oraz planowania działań mających na celu zminimalizowania wpływu zagrożeń na projekt.
Jeśli zagrożenia nie są regularnie analizowane i przeglądane, coś ważnego może zostać pominięte lub zapomniane. Zaletą posiadania rejestru ryzyka związanego z projektem jest to, że będziesz miał dobre zrozumienie rzeczywistego wpływu, jaki problemy mogą mieć na projekt i Twój biznes.
