Odpowiednio prowadzona automatyzacja procesów biznesowych i digitalizacja firmy pozwalają na szybkie zdobycie przewagi konkurencyjnej. Ważne jednak, aby zaprojektować proces, który dostosowuje się do zmian. Czym jest automatyzacja i jakie są jej korzyści?
Transformacja cyfrowa prowokuje zmiany w sposobie działania firm i niejako wymusza automatyzację pracy. Automatyzacja procesów technologicznych to nie tylko usprawnianie życia przedsiębiorstwa i możliwość otwarcia na nowe rynki, ale też wprowadzenie nowej jakości w obsłudze klienta.
Spis treści
Czym są automatyzacja i digitalizacja?
Dziś automatyzacja i digitalizacja idą w parze i firmy dążą do połączenia tych dwóch procesów do uzyskania maksymalnych korzyści. Automatyzacja usprawnia istniejące procesy z wykorzystaniem technologii poprawiającej przewidywalność, eliminującej błędy i zwiększającej produktywność. BPA, czyli Automatyzacja procesów biznesowych jest często wykorzystywana w parze z BPM (business process management), usprawniając jakość pracy za pomocą nowoczesnych rozwiązań i mechanizmów technologicznych.
W połączeniu z digitalizacją, czyli uwzględnieniem technologii cyfrowych w procesach, automatyzacja usprawnia workflow, co przynosi spore oszczędności czasowe i często przekłada się na wyniki sprzedażowe firmy.
Jedno z badań ACG Research przeprowadzone dla Cisco wskazuje, że jednym z celów wprowadzenia automatyzacji jest skrócenie czasu od rozpoczęcia do zakończenia procesu o 90%. Z kolei badanie The Total Economic Impact™Of WEBCON BPS pokazało, że automatyzacja procesów biznesowych w ciągu trzech lat przyniosła firmie oferującej usługi finansowe oszczędności przekraczające 600 tys. dolarów, a procesy wewnętrzne przyspieszono o 87%. Dzięki automatyzacji procesów poprawiła się też jakość obsługi klienta i funkcjonowanie przedsiębiorstw.
Postępy transformacji cyfrowej pozwalają na zautomatyzowanie coraz większej liczby procesów biznesowych. Automatyzacja pracy i digitalizacja danych wykorzystywane są już niemal w każdej dziedzinie. Szczególnie przydają się w mozolnych, powtarzalnych procesach, jak wypełnianie dużej liczby dokumentów podobnymi danymi, wdrożenie botów do automatycznego odpowiadania na wiadomości, analityka, czy zarządzanie listą płac.
Wpływ automatyzacji na funkcjonowanie firmy
Cyfrowa transformacja pozwala na usprawnienie działania firmy i zoptymalizowanie przepływu pracy (workflow), dzięki zastosowaniu nowych technologii. To nie tylko oszczędność czasu w powtarzalnych procesach, ale też wiele korzyści wymienionych poniżej.
- Zwiększenie wydajności pracy — automatyzacja powtarzalnych i czasochłonnych procesów pozwala na skupienie się na elementach istotnych dla rozwoju biznesu. Mądre wykorzystanie oprogramowania przekłada się na zwiększenie efektywności i produktywności w zespole.
- Eliminowanie błędów — nawet najbardziej zaangażowani i dokładni pracownicy mogą popełniać błędy, a czasem niewielki błąd może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji. Błędy mogą pojawiać się również przy wdrażaniu kolejnych osób do danego procesu. Automatyzacja może więc pomóc, szczególnie w powtarzalnych zadaniach, jak np. wprowadzanie danych. Modelowanie procesów, w których funkcjonują maszyny, eliminuje znaczną ilość błędów ludzkich.
- Usuwanie ograniczeń — wykorzystanie oprogramowania, które działa nieprzerwanie 24 h/7 pozwala na zaprogramowanie dowolnej liczby procesów. Taka standaryzacja ogranicza błędy, nieefektywność, powtarzalność zadań, czy zmienność wyników.
- Oszczędność czasu — wykorzystanie maszyn do żmudnych i powtarzalnych zadań znacznie przyspiesza złożony proces, a brak konieczności angażowania czynnika ludzkiego eliminuje sporo ograniczeń. Czas pracowników może być więc przeznaczony na inne, równie ważne dla funkcjonowania firmy zadania.
- Redukcja kosztów — automatyzacja daje możliwość zwiększenia ilości pracy przy utrzymaniu tej samej liczby pracowników. Brak konieczności obsługi czasochłonnych procesów pozwala na skupienie się na strategicznych zadaniach bez zwiększania kosztów operacyjnych, a wręcz je obniżając.
- Zadowolenie klienta — Dzięki automatyzacji możesz mieć pozytywny wpływ na doświadczenia klientów z firmą i poprawę jakości obsługi. Na przykład możesz szybciej i wydajniej odpowiadać na zapytania klientów, szanując czas klienta i jednocześnie skutecznie odpowiadając na jego pytania i prośby.
- Satysfakcja i retencja pracowników — Automatyzacja procesów biznesowych usuwa powtarzalne i żmudne działania oraz umożliwia pracownikom skupienie się na rzeczach, które zmuszają ich do kreatywnego i krytycznego myślenia. Zwiększa to wydajność, podnosi morale, a nawet poprawia wydajność pracowników.
Zastanawiasz się, które procesy w twojej firmie mogą być poddane automatyzacji?
W celu doprecyzowania działań, które warto objąć automatyzacją, w Studio Software wykorzystujemy warsztaty produktowe. Taka forma pozwala na analizę manualnych procesów i zaproponowanie rozwiązań IT, które zautomatyzują część lub całość procesu — w zależności od potrzeb klienta.
Przykłady automatyzacji i digitalizacji
W Studio Software od wielu lat zajmujemy się dostarczaniem rozwiązań, pozwalających na usprawnianie procesów w w codziennej pracy naszych klientów. Poniżej znajdziesz przykłady naszych realizacji.
Hevea
Potrzeba automatyzacji pojawiła się u naszego klienta w związku z dynamicznym wzrostem sprzedaży. Dane, które były zapisywane w rozbudowanych arkuszach kalkulacyjnych, nie były wystarczającym rozwiązaniem i konieczne było zautomatyzowanie procesów produkcyjnych oraz elektronicznego zarządzania zamówieniami i stanami magazynowymi. Efektami przeniesienia firmy do chmury i automatyzacji procesu produkcyjnego były m.in. spadek liczby zamówień oznaczonych jako zagubione, szybsza obsługa zamówienia o 60% i zwiększenie wydajności pracowników.
Więcej: Skuteczna automatyzacja wszystkich procesów produkcyjnych
Euro-Tax
Naszym zadaniem, oprócz budowy aplikacji, pozwalającej na kompleksowe zarządzanie działaniami marketingowymi, było zautomatyzowanie procesu wysyłania umów do klientów platformy. Napisaliśmy więc program generujący umowy w formacie PDF na podstawie danych zapisanych w pliku WORD. Tak utworzone dokumenty są następnie szybko i sprawnie przesyłane klientom.
Zobacz, jak pomogliśmy Euro-Tax.pl osiągnąć cele biznesowe.
SetPin
SetPin jest narzędziem pozwalającym na zautomatyzowanie procesu meldowania gości w hotelach i apartamentach. Realizacja tej aplikacji pokazuje, że automatyzacja obejmuje nie tylko wewnętrzne procesy w firmie, ale też doskonale sprawdza się jako osobny produkt. Setpin został stworzony, aby ułatwić i zautomatyzować proces zameldowania, z którego korzystają obiekty noclegowe w całej Polsce. Aktualnie klienci mogą zarządzać swoimi obiektami w pełni zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie.
Więcej: Automatyzacja budynków hotelowych i mieszkalnych
Czy warto automatyzować i digitalizować procesy biznesowe?
Automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych przynoszą firmom wiele korzyści. Wykorzystanie nowych technologii pozwala na to, by powtarzalne czynności w trakcie workflow były wykonane w krótszym czasie. Co więcej, optymalizuje budżet, a w niektórych przypadkach umożliwia osiągnięcie wyników wykraczających poza ludzkie możliwości.
Kluczem do sukcesu jest również współpraca z doświadczonym zespołem programistów, którzy wykorzystują rozwiązania technologiczne do tworzenia produktów optymalizujących pracę.
Jeśli potrzebujesz pomocy przy tworzeniu zautomatyzowanych i zdigitalizowanych procesów biznesowych, napisz do nas. Przeanalizujemy możliwości twojej firmy i zaproponujemy możliwości usprawnienia procesów z wykorzystaniem nowych technologii.
