Zarządzanie projektami podczas kryzysu — jak to zrobić skutecznie?
Spójrzmy prawdzie w oczy, w związku z obecną sytuacją na rynku, niektóre z twoich projektów zostaną wstrzymane lub ich zakres będzie ograniczony. Zarządzanie projektami może stać się wyzwaniem, więc warto stale obserwować rynek i klientów. Jak prowadzić projekty w czasie kryzysu?
Pandemia koronawirusa dotknęła również branżę IT. Klienci rozwiązują umowy lub ograniczają pracę do absolutnego minimum. Podczas gdy niektóre firmy próbują wykorzystać kryzys związany z wirusem, inne łączą siły, aby stworzyć rozwiązania i aplikacje ułatwiające walkę z pandemią. Część projektów natomiast jest realizowana bez zmian.
Teraz, bardziej niż kiedykolwiek, powinieneś informować zespół o tym, co robicie. Ważne jest więc określenie ile i jakie informacje udostępniać pracownikom. Zobacz, o czym jeszcze powinieneś pamiętać, zarządzając projektami w nowej rzeczywistości.
Analizuj sytuację na bieżąco
Część twoich klientów może martwić się obecną sytuacją, więc zacznij od oceny każdego z bieżących projektów. Zbierz wszystkie dostępne dane oraz informacje dotyczące projektów i oceń ryzyko.
Rozpocznij własne dochodzenie, aby sprawdzić, czy i jak zmieniły się priorytety twoich klientów. Dobrze wiedzieć, w jakiej sytuacji znajdują się teraz ich firmy — pozwoli ci to na szybką reakcję i zaproponowanie klientom zmian, zanim zdecydują się na zakończenie współpracy.
Twoim zadaniem jest uważne śledzenie sytuacji, aby umiejętnie określić, czy dane funkcjonalności mieszczą się w nowo ustalonych wymaganiach. Być może powinieneś też zaproponować zmianę częstotliwości review meetings (spotkań przeglądowych). Odnieś się nawet do najdrobniejszych obaw klientów, aby projekt, mimo ograniczeń, osiągnął jak najlepsze wyniki. Jeśli niezbędna jest modyfikacja umowy, zaproponuj klientowi swoją pomoc.
Komunikuj się ze swoim zespołem
Porozmawiaj ze swoim przełożonym o ryzyku związanym z epidemią. Zorganizuj też spotkanie z innymi project managerami, aby wspólnie wybrać projekty, które wymagają najwięcej zmian w najbliższej przyszłości i to właśnie na nich skoncentruj się w pierwszej kolejności. Przygotuj się też na rezygnację z projektów, których prowadzenie w obecnej sytuacji okaże się nieopłacalne.
Kolejną rzeczą jest wybór formy komunikacji i narzędzi, ułatwiających współpracę z zespołem. Jeśli praca zdalna jest dla was czymś nowym, opracuj nowe procesy, aby ułatwić monitorowanie postępu prac. Ustalenie zasad komunikacji ułatwia realizację celów i utrzymanie zaangażowanego i zmotywowanego zespołu. Jako project manager, powinieneś utrzymywać pozytywne nastawienie w zespole i dawać kolegom moralne wsparcie. Wszystko to ma ogromny wpływ na tempo i jakość ich pracy.
Zaufanie w zespole jest niezbędne, aby praca przebiegała sprawnie, więc zachowaj przejrzystość i regularnie informuj członków zespołu o tym, co dzieje się w firmie. Zapobiega to nieporozumieniom i pomoże wyjaśnić istniejące tarcia w zespole — teraz to szczególnie ważne, sytuacja bowiem zmienia się dynamicznie. W momencie gdy kierownictwo zdecyduje się na redukcję zespołu, bądź szczery wobec współpracowników i okaż empatię osobom, które zostały zwolnione.
Działaj!
Przewidywanie potencjalnych problemów w sytuacjach kryzysowych to obecnie jedna z najbardziej cenionych umiejętności. Zachowaj spokój i skup się na szukaniu rozwiązań, ale też zaakceptuj decyzje przełożonego, szczególnie gdy mowa o redukcji zespołu. Może się bowiem okazać, że projekt zużywa zbyt wiele zasobów lub niezbędne są cięcia budżetowe.
To ty, jako project manager stoisz na czele zespołu, więc musisz radzić sobie z kryzysem, co może oznaczać konieczność podejmowania trudnych decyzji. Upewnij się też, że zespół rozumie wprowadzone zmiany organizacyjne. Przejrzystość wobec klientów i członków zespołu ułatwi ci radzenie sobie z napotkanymi wyzwaniami. Powodzenia!
