6 głównych ryzyk związanych z outsourcingiem IT i sposoby na ich zapobieganie

Czy Twoja firma podejmuje właśnie działania zmierzające ku temu, aby część projektów lub wszystkie oddać pod skrzydła zewnętrznego dostawcy IT? Outsourcing IT ma z pewnością wiele zalet, jak chociażby zmniejszenie kosztów operacyjnych czy też dostęp do wiedzy i doświadczenia, którego Twój zespół w danej chwili nie posiada, jednakże wiąże się też z pewnym ryzykiem, o którym dziś chcielibyśmy powiedzieć. Jak tego uniknąć? Zapraszamy do lektury.

Wiarygodność dostawcy IT

Zanim przystąpisz do współpracy z firmą IT, upewnij się, czy wybrana przez Ciebie firma rzeczywiście będzie mogła sprostać Twoim projektowym wymaganiom, a tym samym zrealizować określone cele. Aby zmniejszyć ryzyko związania się mało doświadczonym i nieprofesjonalnym software housem, powinieneś wykonać podstawowy research i starannie przyjrzeć się następującym kwestiom:

• Dojrzałość firmy – jak długo firma istnieje już na rynku?
• Wielkość – jak duża jest firma i ilu pracowników zatrudnia?
• Technologie – w jakiej technologii się specjalizuje?
• Doświadczenie – jakie projekty firma zrealizowała w ubiegłym roku i czy są one w technologii i sektora, w którym Twoja firma funkcjonuje.
• Strona internetowa firmy – jak ona wygląda, czy jest nowoczesna i świadczy o pełnym profesjonalizmie czy raczej sugeruje problemy we współpracy?
• Portfolio – czy jest na tyle bogate w ciekawe, w technologiczne zaawansowane projekty, aby Twoja firma chciała się tam pokazywać?
• Referencje – skontaktuj się z 2-3 firmami, które pojawiły się w historii współpracy z tą firmą i zapytaj o szczegóły współpracy. Jeśli coś poszło źle, na pewno otrzymasz odpowiednie ostrzeżenie.

Dobrze jest odrobić takie zadanie domowe, bowiem tylko takie informacje są podstawą do wybrania najlepszego dostawcy. Nie bój się pytać, sprawdzać referencje, odwiedź nawet biuro, aby zobaczyć jaka panuje tam atmosfera, sposób zarządzania i warunki, aby uniknąć ryzyka związanego z wyborem niedoświadczonego dostawcy.

Strach przed utratą kontroli nad kluczowymi procesami IT i zarządzaniem

Oddawanie własnych projektów w ręce dostawcy zewnętrznego wiązać się będzie z naturalną koniecznością utraty wpływu (realnego bądź postrzeganego) nad czołowymi procesami IT, a także zmieni się sposób organizacji projektów. Do tej pory członkowie Twojego zespołu IT, jak i kluczowi pracownicy, byli zarządzani przez wewnętrzny management firmy, ich funkcje i stanowiska były jasno określone, a plan działań nad danym projektem szczegółowo zaplanowany przez kierownictwo. Przy współpracy z zewnętrzną firmą informatyczną, procesy te ulegają reorganizacji, zmieni się sposób komunikacji jak i zarządzania projektem. Musisz być na to przygotowany. Jak najlepiej uniknąć problemów, które mogą się już na samym początku współpracy pojawić?

• Określ jasno i precyzyjnie Twoje oczekiwania. Co będzie wyznacznikiem dobrej realizacji projektu?
• Zdefiniuj wymagania projektowe.
• Omów sposób współpracy i metodologię, która zostanie zastosowana w projekcie. Czasami dostawca IT może zarekomendować swój własny proces pracy nad projektem i komunikacją. Ustalcie to szczegółowo.
• Następnie stwórz rozpiskę deweloperów i ich funkcji w procesie komunikacji i pracy nad projektem. Każdy z członków Twojego zespołu, a także z zespołu zewnętrznego, musi być poinformowany o swoich zadaniach i obowiązkach, a także Twoich oczekiwań, aby uniknąć rozczarowań i niedomówień.
• Wymagaj także pełnego dostępu do wszelkich danych związanych z projektem (śledzenie błędów, dostęp do kodu) jak i do narzędzi komunikacji, abyś cały czas mógł monitorować proces projektowy, i podejmować właściwe decyzje na podstawie wiedzy.

Wszystkie te działania, zaplanowane w początkowej fazie rozpoczęcia współpracy, zminimalizują ryzyko związane z problemami komunikacyjnymi, a także dadzą pełen komfort informacyjny Twoim pracownikom.

Obawy o niewystarczająca jakość oprogramowania i realizację potrzeb IT

Nikt nie zna lepiej swojej firmy i potrzeb IT jak właściciel firmy czy CTO. Przy rozważaniu outsourcingu IT pojawiają się zawsze wątpliwości, czy aby nowy partner technologiczny będzie w stanie dostarczyć tego samego rodzaju jakość oprogramowania, jaką udało się wypracować wewnątrz organizacji. Pytania pojawiają się też w związku z tym, czy firma zewnętrzna będzie potrafiła zrealizować 100% naszych oczekiwań i założeń biznesowych, realizowanych za pomocą tego właśnie oprogramowania. Co jeśli się nie zrozumiemy, a jakość kodu nie będzie nas satysfakcjonować?

Większość wyspecjalizowanych firm IT z pewnością zapewni nam wysoką jakość, ale dobrze byłoby przed przystąpieniem do współpracy rozwiać te wątpliwości, i porozmawiać z kilkoma firmami, dla których firma ta świadczy/świadczyła usługi. Dowiemy się w ten sposób czy wszystkie założenia projektowe zostały przez nich spełnione, czy klienci są zadowoleni z jakości projektów, dla nich prowadzonych, jak wyglądał proces komunikacji i czy rzeczywiście są firmą godną polecenia. Referencje, to rzecz kluczowa przy wyborze i ustaleniu jakości świadczonych usług dostarczanych przez firmy IT na rynek.

Ukryte koszty, nieobjęte umową

Jednym z oczywistych powodów, dla których Ty i Twoja firma decydujecie się na wynajęcie zewnętrznego dostawcy IT, jest kontrola kosztów. Może to być wyeliminowanie kosztów utrzymania sprzętu i utrzymania infrastruktury IT lub też zmniejszenie zatrudnienia programistów i kosztów z tym związanych. Nic nie psuje tak współpracy klientami, jak nagła informacja o tym, że w danym miesiącu będziemy musieli zapłacić więcej na fakturze, niż ustalenia w umowie. Jak zminimalizować takie ryzyko i uniknąć niepotrzebnych rozczarowań?

• Na samym początku zapytaj o koszty, które mogą wzrosnąć w momencie: aktualizacji sprzętu, aktualizacji środowiska pracy, dodatkowych godzin, poza ustalonym przedziałem roboczogodzin, który został oszacowany na wykonanie projektu w miesiącu.
• Zapisz te wszystkie ustalenia w umowie, a także ustal okres powiadomień, o takich zdarzeniach. Klient musi Cię poinformować o takich zmianach 1-4 tygodni wcześniej.

Ochrona i poufność informacji

Współpraca z zewnętrzną firmą IT wiąże się z koniecznością zabezpieczenia danych Twojej organizacji. Ważne jest, aby chronić wszelkie strategiczne informacje organizacji i jej własność intelektualną. Niepokój, związany z ryzykiem wycieku lub kradzieży danych, dotyczy wszystkiego tego, co Twoja firma napisała we własnym zakresie i opatrzyła znakiem towarowym, lub po prostu w inny sposób uznaje i potrafi poświadczyć ją jako własność. O czym musi pamiętać Twoja firma, decydując się na zabezpieczenie danych?

• Przed rozpoczęciem współpracy, pomiędzy dostawcą a klientem, powinna zostać podpisana umowa o poufności (NDA). Dostawca usług informatycznych powinien podpisać z Twoją firmą taką umowę o poufności, aby zapewnić Twojej firmie ochronę poufnych danych biznesowych i chronić je przed niepowołanymi osobami. Taka umowa ta to standard w procesie outsourcingu IT.
• Zapytaj również swojego dostawcę, czy posiada już wcześniejsze doświadczenie w pracy z poufnymi danymi, np. z sektora finansowego, medycznego, reklamowego?

Strefy czasowe i geolokalizacja

W poprzednim materiale, staraliśmy się nakreślić zalety współpracy z firmami, które niekoniecznie posiadają biuro i zespół programistyczny w Twoim kraju, czy nawet na Twoim kontynencie. Stosunek ceny do jakości świadczonych usług przez firmy z regionu Europy Środkowo- Wschodniej, jest w chwili obecnej jednym z najwyższych. Być może i Twoja firma posiada siedzibę w UK, Singapurze czy USA i zdecydowała się na współpracę z firmą z Polski czy Ukrainy. Jak przygotować się na taką współpracę?

• Poproś o spotkanie (np. wideo call) i szczegółowe omówienie standardów obsługi klienta w wykonaniu klienta zewnętrznego, uwzględniające Wasze różnice czasowe.
• Omówcie dostępność, kiedy i jak będziecie się widywać (np. spotkanie u Ciebie na miejscu co jakiś czas). Zapytaj czy będą jakieś problemy z podróżowaniem?
• Ustal czy będą występować jakieś bariery językowe (dostawca musi potrafić komunikować się w Twoim ojczystym języku lub w języku angielskim).
• Zapoznaj się z przepisami i regulacjami prawnymi w danym kraju, dotyczącymi takiej współpracy, tak aby lepiej zaplanować działania na wypadek sytuacji problematycznych (np. niestabilność sytuacji politycznej w danym kraju, która mogłaby wpłynąć na długoterminową współpracę z tą firmą lub też dostępne opcje transferu środków pieniężnych).