Co powinna zawierać umowa z software housem, aby projekt przebiegał sprawnie? Jakie zapisy powinny się w niej znaleźć i jak zapobiec ewentualnym niepowodzeniom? Poniższy wpis jest zbiorem wskazówek, dzięki którym odpowiednio przygotujesz się do współpracy z firmą programistyczną.
Wiesz już na co zwrócić uwagę, wybierając software house do projektu IT, więc czas na podpisanie umowy o współpracy. Najważniejsze, aby zawrzeć w niej wszystkie istotne informacje, dzięki którym projekt nie odbije się czkawką.
Umowa chroniąca interesy wszystkich zainteresowanych stron
Umowa powinna opierać się na usługach i zakresie projektu, który ma być dostarczony przez firmę programistyczną. Pamiętaj jednak, że przy dużych projektach określenie tego, co dokładnie będzie zrobione w danym momencie jest niemal niemożliwe. Zamiast listy szczegółowych wymagań, umowa powinna być zarysem tego, co zostanie wdrożone.
Ponadto, w umowie powinien znaleźć się zapis o metodyce zarządzania projektem, na której będzie oparta współpraca. Jeśli więc tworzenie oprogramowania będzie oparte na metodologii Agile, umowa powinna zawierać informacje, że jest to decyzja każdej ze stron. Należy też wspomnieć o szczegółach współpracy, takich jak częstotliwość spotkań, odpowiedzialność za ich organizację, kontrolowanie postępów i pilnowanie harmonogramu.
Umowa z software housem musi też określać sposób stworzenia i dostarczenia projektu IT. W tej części warto wskazać obowiązki i odpowiedzialności każdej ze stron, przewidywane koszty, itp.
Poniżej znajdziesz listę najważniejszych zapisów w umowie, które mogą ochronić ciebie i dostawcę oprogramowania w awaryjnych sytuacjach.
Jakich punktów w umowie z software housem powinien oczekiwać klient?
W umowie powinno znaleźć się kilka konkretnych punktów, które dają klientowi pewność i bezpieczeństwo, że otrzyma oczekiwaną usługę. Poniżej znajdziesz listę najważniejszych zapisów, o które powinieneś się upomnieć, podpisując umowę z software housem.
- Okres testowy. Okres ten może obejmować pierwsze dwa lub cztery tygodnie współpracy. W tym czasie możesz rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym. Taki zapis może okazać się pomocny w momencie, gdy firma programistyczna stosuje nieuczciwe praktyki.
Zwykle już w pierwszych tygodniach współpracy można zorientować się, że coś jest nie tak (np. słaba komunikacja z zespołem projektowym, brak odpowiednich umiejętności). Dzięki odpowiedniemu zapisowi w umowie, oszczędzisz sobie miesięcy współpracy z zespołem, z którym jest ci nie po drodze.
- Posiadanie polisy ubezpieczeniowej przez software house, pozwalającej na pokrycie wszelkich potencjalnych szkód, związanych z rozwojem oprogramowania.
- Określenie kluczowych ról w projekcie i stawek poszczególnych członków zespołu. Punkt ten powinien jasno określać kto, za ile i w jakim zakresie będzie pracował nad twoim projektem.
- Raportowanie postępów projektu. Punkt ten powinien zawierać informacje o tym co i jak często będzie dostarczane do klienta. Może to być szczegółowy raport, wysyłany raz w tygodniu. Ważne, abyś otrzymywał informacje o tym, ile czasu przeznaczono na określone zadania i kto był odpowiedzialny za daną funkcjonalność.
- Okres wypowiedzenia umowy, wraz ze skutkami wypowiedzenia.
- Prawa własności intelektualnej. Umowa jasno powinna określać, że oprogramowanie stworzone podczas współpracy, wraz z kodem źródłowym, stają się własnością klienta w momencie uregulowania płatności.
Zapisy w umowie, zabezpieczające interesy software house’u
Poza zapisami chroniącymi twoje interesy, w umowie znajdują się również punkty chroniące projekt od strony firmy programistycznej. Czego możesz się spodziewać?
- Obowiązek dostarczenia przez klienta wszelkich dostępów i danych, niezbędnych do rozpoczęcia prac programistycznych, oraz utrzymania ich przez cały okres trwania umowy.
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za projekt po stronie klienta. Członek zespołu klienta powinien być dostępny podczas trwania projektu, a wśród jego obowiązków znajdują się przekazywanie zespołowi projektowemu wymagań i wizji klienta oraz aktualizacja i sprawdzanie statusu projektu.
- Warunki płatności. Termin płatności powinien być ustalony z góry, np. 14 dni od momentu wystawienia faktury. Zapis ten jest ważny dla obu stron, ponieważ prace programistyczne zazwyczaj wiążą się z wysokimi kwotami, więc ustalenie konkretnych terminów płatności pozwoli na uniknięcie zaległości.
- Wysokość kaucji, wpłaconej przed rozpoczęciem prac. Kwota ta zwykle jest równowartością średniej kwoty na pojedynczej fakturze. Kaucja pozwoli software house’owi bezpiecznie zainwestować czas i zasoby w twój projekt.
- Informacja o zakazie zatrudnienia pracowników software house’u w firmie klienta przez określony czas (zwykle 3 lata) po zakończeniu projektu. Zakaz ten zazwyczaj wiąże się z wysoką karą finansową.
- Określenie czynników, wpływających na cenę końcową projektu. Punkt ten dotyczy nie tylko kosztów, związanych z czasem przeznaczonym na prace programistyczne, ale też na spotkania, tworzenie nowych środowisk deweloperskich, czy naprawianie błędów, które są naturalną częścią cyklu tworzenia oprogramowania.
- Wyłączenie odpowiedzialności za wady oprogramowania z tytułu rękojmi. Dotyczy to natury i złożoności tworzenia oprogramowania.
Skąd taki zapis w umowie? Nawet jeśli software house dołoży wszelkich starań, aby dostarczyć oprogramowanie najwyższej jakości, potencjalny błąd może być spowodowany przez zewnętrzne oprogramowanie, np. system operacyjny, czy przeglądarkę internetową. Oczywiste więc, że software house umieszcza taki punkt w kontrakcie.
- Klauzula ograniczenia odpowiedzialności, np. dotycząca wysokości kwoty posiadanej polisy ubezpieczeniowej.
Pamiętaj, aby zawsze uważnie przeczytać każdy z podpunktów, zanim podpiszesz umowę. Unikniesz dzięki temu nieprzyjemnych niespodzianek i ewentualnych sporów z firmą programistyczną.
Szukasz firmy programistycznej do swojego kolejnego projektu? Napisz do nas na hello@studiosoftware.com i poproś o darmową wycenę.
