Zdalna współpraca z software housem — co zrobić, aby przebiegała sprawnie?

Współpraca z zespołem z drugiego końca kraju czy świata może brzmieć jak wyzwanie. Szczególnie, gdy poza odległością, dochodzą różnice kulturowe czy inne strefy czasowe. Jak w pełni wykorzystać zdalną współpracę z software housem? 

Raport Computer Economics 2019 pokazuje, że zarówno duże, jak i średnie organizacje w 2018 roku zwiększyły wydatki na outsourcing IT odpowiednio z 6.3% do 8.7% i z 4.7% do 6.5%. Zdalny model współpracy nadal będzie popularny, więc warto wiedzieć jak poprowadzić projekt na odległość, aby zakończył się sukcesem. 

Nasz zespół od lat współpracuje zdalnie z firmami działającymi w różnych strefach czasowych. Ich przedstawiciele cenią sobie nasze umiejętności komunikacyjne, co potwierdzają opinie wystawiane przez zadowolonych klientów. 

Zobacz, na co stawiamy podczas zdalnej współpracy.  

Poznajmy się bliżej 

Zdalna współpraca powinna rozpocząć się od zaplanowania kolejnych kroków, aby obie strony wiedziały czego oczekiwać oraz jak będzie przebiegał proces tworzenia aplikacji. Celem jest zdefiniowanie głównych zasad przed rozpoczęciem projektu. 

Ważne jest więc spotkanie startowe (tzw. kickoff meeting), podczas którego ustala się wspólne cele. To twoje pierwsze spotkanie z zespołem programistów, więc możesz lepiej poznać zespół projektowy i uzgodnić, jak będzie wyglądać wasza współpraca. To również moment, w którym powinieneś podzielić się jak największą liczbą szczegółów na temat twojego projektu — pozwoli to na zbudowanie solidnego planu działania.  

Poznasz także proces tworzenia oprogramowania oraz dowiesz się jaką rolę będziesz odgrywać w całym procesie. Podczas kolejnych etapów będziesz brać udział w tworzeniu specyfikacji, akceptowaniu wymagań, testowaniu produktu, a także dzieleniu się opiniami. 

Spotkania twarzą w twarz są ważne, aby nadać odpowiedni kierunek projektowi. Mając to na uwadze, powinieneś oczekiwać od zespołu projektowego organizowania regularnych spotkań, np. raz na kwartał, co pół roku lub raz w roku, jeśli software house pracuje z drugiego końca świata. 

Regularne spotkania podczas zdalnej współpracy 

Im lepiej poznasz zespół, tym sprawniej będzie przebiegała wasza współpraca. Nie jest to jednak możliwe, jeśli nie jesteś w stałym kontakcie z software housem. Jednak czy zawsze muszą to być spotkania twarzą w twarz? 

Wszystko zaczyna się od planowania sprintu (sprint planning), czyli spotkania, które prowadzi do przygotowania backlogu (uporządkowanej listy zadań), dzięki czemu wiesz, co zostanie dostarczone w kolejnych sprintach. W związku z tym, planujemy rozmowę wideo co najmniej raz na dwa tygodnie (za pomocą narzędzi, takich jak Google Hangouts lub Zoom). Dowiesz się więc nad czym będziemy pracować podczas kolejnych dwóch tygodni (czyli podczas kolejnego sprintu). To również okazja do podzielenia się uwagami, do zadawania pytań, zaplanowania ewentualnych zmian i kolejnych kroków. 

Podczas przeglądu sprintu (sprint review), projekt jest oceniany przez pryzmat wcześniej ustalonych celów. Możesz więc zasygnalizować, które funkcjonalności są ważniejsze oraz omówić kolejne kroki. Dlatego zachęcamy naszych klientów do rozmowy z zespołem, dzielenia się pomysłami, wizjami i potrzebami. Wiemy bowiem, że dzięki temu wszyscy członkowie zespołu angażują się w projekt równie skutecznie, jak podczas burzy mózgów na spotkaniach twarzą w twarz.  

Nasze doświadczenie pokazuje, że spotkania organizowane na ostatnią chwilę nie są tak skuteczne, dlatego planujemy je z wyprzedzeniem. Spotykamy się więc z klientem regularnie, w ustalonych wcześniej godzinach, których trzymamy się przez cały okres trwania projektu. 

Ważne również, abyś miał w swoim zespole product ownera, czyli osobę decyzyjną, która dołącza do spotkań w twoim imieniu i jest na bieżąco z projektem. Dzięki temu zyskasz pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem. Oczywiście każdy inny członek twojego zespołu również jest mile widziany podczas spotkań.  

Dajemy ci też dowolność w wyborze najdogodniejszej formy komunikacji, jednak rozmowy wideo są najbardziej skuteczne. Zarówno język ciała, jak i wyraz twarzy mówią wiele, więc łatwiej wyczuć wzajemne emocje i ustalić wspólne cele.  

Nasz zespół projektowy organizuje codzienne spotkania (daily meetings), aby każdy był na bieżąco ze statusem projektu. Nie musisz w nich uczestniczyć, ale jeśli masz czas i ochotę, możesz do nas dołączyć. 

Zdarza się, że klienci pracują w innych strefach czasowych niż nasz zespół, jednak to nie stanowi dla nas przeszkody. Oczywiste, że różnice czasowe mogą być problematyczne, jednak zawsze ustalamy godziny spotkań, które odpowiadają zarówno tobie, jak i zespołowi programistów. 

Narzędzia do zarządzania projektami jako sposób na zwiększenie efektywności zdalnej współpracy 

Nowoczesna technologia znacznie ułatwia zdalną współpracę. Dzięki narzędziom poprawiającym jakość komunikacji zawsze jesteś na bieżąco z projektem, a praca staje się szybsza i bardziej produktywna.  

Poniżej znajdziesz listę narzędzi, z których korzystamy.

Jira

Jira jest jednym z wielu narzędzi do zarządzania projektami, pozwalającymi na sprawdzanie statusu projektu w dowolnym momencie. Z dobrze przygotowanym backlogiem i odpowiednio sformułowanymi zadaniami każda osoba zaangażowana w projekt wie, czy prace idą zgodnie z planem.  

Nie znasz tego narzędzia? Bez obaw. Na początku współpracy zapoznamy cię z Jirą i pokażemy, jak skutecznie z niej korzystać. Poznasz przeznaczenie narzędzia oraz zobaczysz, jak go wykorzystać, aby zwiększyć wydajność pracy. 

Zapoznamy cię również z metodologią Agile. Dowiesz się więc, dlaczego dzielimy naszą pracę na sprinty i jaka jest twoja rola w projekcie. 

Kolejnym krokiem będzie utworzenie backlogu produktu, priorytetyzacja zadań oraz przygotowanie scenariuszy użycia. Pokażemy ci też jak dzielić się komentarzami, dotyczącymi konkretnych zadań czy funkcjonalności, jak zgłaszać błędy lub przypisywać zagadnienia do konkretnego programisty.  

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak używamy Jiry do zarządzania projektami IT, sprawdź jeden z naszych wpisów na blogu: Firma programistyczna bez Jiry – czy to możliwe? 

Slack 

W zdalnej współpracy pomagają też komunikatory internetowe, takie jak Slack, używane zarówno do komunikacji wewnętrznej, jak i do rozmów z klientem. Używając Slacka, masz dostęp do wspólnego kanału, utworzonego specjalnie dla twojego projektu. Dzięki temu twój zespół może omawiać projekt z programistami w czasie rzeczywistym. 

Narzędzie umożliwia wysyłanie bezpośrednich wiadomości do poszczególnych użytkowników, jednak zachęcamy do dzielenia się komentarzami i spostrzeżeniami na kanale, do którego wszyscy mają dostęp. Dzięki temu każdy jest na bieżąco, co znacznie usprawnia proces.  

Tworzenie kanałów to jedna z głównych zalet Slacka, możemy więc rozdzielić komunikację na kanały takie jak #paneladmina czy #feedback. Zdarza się, że ta forma komunikacji jest skuteczniejsza od maili. 

Google Drive  

Dysk Google pozwala na wspólne korzystanie z przestrzeni dyskowej. Masz więc nie tylko całodobowy dostęp do wszystkich materiałów związanych z projektem, ale też możemy jednocześnie pracować nad znajdującymi się na dysku dokumentami. Możliwość edycji i komentowania plików oraz sugerowania zmian znacznie ułatwia współpracę, a ty zawsze jesteś na bieżąco z projektem.

Przejrzystość i informowanie wszystkich na bieżąco 

Informowanie o postępach prac jest niezwykle ważne, dlatego do współpracy wybierz software house, który opiera swoje działania na transparentności. To oczywiste, że musisz znać status projektu, więc dzielenie się szczegółami za pomocą Slacka, a także podczas rozmów wideo dają ci pewność, że twoje pieniądze są odpowiednio wydawane.  

Informowanie cię o szczegółach dotyczy również problemów, z jakimi zmaga się zespół projektowy. Jeśli nie jesteś zaangażowany w każdy etap projektu, możesz być nieświadomy wielu przeszkód, jakie pojawiają się podczas pracy nad twoją aplikacją. Wyobraź sobie, jaki to może mieć wpływ na efekt końcowy, szczególnie, gdy przez wiele tygodni nie jesteś informowany o tym, co się dzieje. 

Poproś zespół o dzielenie się wszystkimi szczegółami, wyzwaniami oraz potencjalnym ryzykiem, abyś mógł odpowiednio szybko zareagować, jeśli coś pójdzie nie tak. 

Pamiętaj też, że masz również prawo wiedzieć, kto z zespołu projektowego planuje wakacje w najbliższej przyszłości. Ważne jest wszystko, co ma wpływ na twój produkt. Im więcej informacji otrzymujesz, tym lepszą masz kontrolę nad projektem IT. Łatwiej też zaplanować kolejne kroki. 

Co więcej, zawsze zachęcamy naszych klientów do regularnego dzielenia się opiniami o produkcie, aby praca przebiegała sprawnie. Regularna komunikacja pomaga nam zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Mowa nie tylko o projekcie, doceniamy też szczere opinie na temat jakości naszej komunikacji czy pracy poszczególnych członków zespołu. 

Przygotuj się na efektywną współpracę 

Jak widzisz, praca na odległość oraz różnica czasowa nie są przeszkodą. Jednym z najtrudniejszych elementów zdalnej współpracy jest efektywna komunikacja. Jeśli jednak pracujesz z zespołem, do którego masz zaufanie i połączysz to z regularnymi spotkaniami, zdalna współpraca przyniesie oczekiwane korzyści obu stronom. 

Wykorzystaj powyższe wskazówki przy kolejnym projekcie i ciesz się sprawną współpracą!