T&M, FP, FBSC – jaki model rozliczeń z firmą IT wybrać?

Niedoświadczeni, często mniej świadomi klienci będą upierać się w swoim przekonaniu, że Fixed Price jest najlepszą metodą rozliczeń. Będą znali przecież ostateczną cenę produktu już na początku współpracy. Zakres prac również mają dobrze ustalony (wiedzą przecież, co chcą zrobić!). Czy to na pewno tak działa?

W 95% przypadków oprogramowanie, które zamierza stworzyć klient, jest na tyle złożone, że trudno dokonać ich wyceny. Brakuje również dokładnej specyfikacji produktu. Tradycyjne, stosowane przez większość firm modele finansowania to tzw. „Fixed Price” (Stała cena) oraz „Time and Materials” (Czas i materiały). Studio Software dodatkowo korzysta z nowoczesnej metody, tzw. Fixed budget, Scope-controlled (Stały budżet, kontrolowany zakres). Jak działają poszczególne metody?

Fixed Price

To model, w którym z góry ustalana jest stała cena za projekt już na etapie negocjacji umowy, wraz ze szczegółowym zakresem i harmonogramem. Z założenia plan i specyfikacja nie są później zmieniane. W tej strategii to firma programistyczna bierze na siebie całe ryzyko finansowe projektu, który zobowiązuje się wykonać po ustalonej cenie. Niestety często to ryzyko wpływa na cenę i, w przypadku zaniżonej wyceny, gorszą jakość oprogramowania.

Ponadto prawdą jest, że prawie niemożliwym jest znać szczegółową i całkowitą specyfikację produktu już przed rozpoczęciem prac. Późniejsze zmiany występujące w trakcie projektu mogą być przedmiotem sporu co do tego, czy zmiana jest zawarta w ustalonej cenie, czy nie. Strategia ta często jest strategią eliminowania ryzyka finansowego przez klienta; niestety, wprowadza ona często nowe ryzyko – ustalając cenę, a tym samym zakres projektu, ryzykujemy budowę nieodpowiedniego produktu, lub produktu, który nie spełnia potrzeb grupy docelowej. Niektórzy radzą sobie z tym poprzez wprowadzenie tzw. budżetu na zmiany, który niestety nie zawsze jest wystarczający do wykonania niezbędnych modyfikacji.

T&M, czyli Time and Material

To model, w którym klient płaci za faktycznie przepracowane godziny przez zespół deweloperski na podstawie ich kart pracy. Niesie to za sobą wiele korzyści — klient ma swobodę co do zmiany specyfikacji projektu (a to bardzo ważne — w trakcie pojawiają się nowe pomysły np. od zespołu deweloperów, bądź klient zmienia zdanie co do pewnych funkcjonalności, rezygnuje z czegoś, coś innego dodaje), płaci za faktycznie przepracowany czas, a nie początkową (zazwyczaj zawyżoną o ryzyko) estymację jak w przypadku „Fixed Price”.

Jednak ze strony klienta wchodzi w grę większe ryzyko, bowiem niektóre firmy programistyczne nie kontrolują budżetu i mogą być mało skuteczne (dlatego warto wybrać firmę z doświadczeniem, która zrealizowała przynajmniej kilka projektów w metodzie Time and Material). Klient może też być niechętny do wprowadzania zmian w projekcie, starając się nie przekraczać szacunkowych czasów podanych na początku przez wykonawcę (niektóre firmy zgadzają się nawet bez analizy na wszystkie zmiany, mając płacone od godziny). Dodatkowo klienta nietechnicznego można też łatwo wymanewrować, bo przecież „tyle to musi trwać”, a dodatkowo firma wykonująca zlecenie może pracować wolno i generować koszty. W „Time and Material” często stawia się też mniejszy nacisk na analizę produktu i stworzenie dobrych prototypów, bo przecież „wszystko można później zmienić”.

Naszym zdaniem wybór pomiędzy tymi dwoma metodami finansowania zależy głównie od zaufania, jakim darzą się klient i wykonawca. Przy zaufaniu i pewności, że firma sumiennie będzie działać na rzecz projektu, „Time and material” jest wyborem znacznie, znacznie lepszym — mniej formalności, większe nastawienie na efektywną pracę, niższe koszty, lepszy produkt — co zresztą potwierdzają statystyki, mówiące, że sukcesem kończy się ponad 37% więcej projektów realizowanych w T&M w stosunku do tych realizowanych w FP. Jeśli jednak klient nie zna dobrze wykonawcy lub mu nie ufa – bezpieczniejsza będzie opcja „Fixed price”. Ciekawym podejściem jest takie, kiedy współpraca z nieznaną firmą wykonawczą zaczyna się od modelu „Fixed price” i dzięki zyskanemu zaufaniu przechodzi w „Time and material”.

Fixed Budget, Scope-Controlled

Ta metoda, stosunkowo młoda, ostatnio coraz częściej pojawia się w Studio Software jako preferowany model współpracy. Pozwala nam budować lepsze projekty w ramach odpowiedzialności za budżet. W strategii tej poświęcamy czas na wspólną pracę z klientem na początku współpracy, aby uzyskać dobre zrozumienie projektu. Na podstawie tych informacji oraz naszej wiedzy programistycznej wspólnie ustalamy budżet i harmonogram. Dzięki takiemu podejściu mamy możliwość wprowadzania zmian w trakcie projektu bez zmiany czasu ani budżetu – zmieniamy jedynie zakres prac, nadając priorytety poszczególnym zadaniom. Skupiamy się na stworzenie jak najlepszego produktu w ramach ustalonego budżetu.

Ścisła współpraca z klientem i cotygodniowe spotkania w celu omówienia stanu projektu pozwalają monitorować kondycję finansową projektu, przez co czuje się on komfortowo i ma wpływ na rozwój produktu. Można przecież zmniejszyć złożoność poszczególnych funkcji, pozbyć się mniej istotnych funkcjonalności lub przenieść te mało znaczące do nowszej wersji tak, aby zmieścić się w budżecie. Ta strategia finansowania pomaga nam współpracować z klientem, ryzyko jest lepiej zarządzane i nie spada wyłącznie na jeden podmiot. Pracując razem, czując się swobodnie w dokonywaniu zmian i posiadając na bieżąco informacje pozwalające zarządzać zakresem, możemy stworzyć znacznie lepszy produkt.