Jak kontrolować budżet projektu w modelu Time & Materials

Outsourcing projektu IT do zespołu, o którym niewiele wiesz może budzić wątpliwości. Nie dziwi więc fakt, że szukasz sposobów na zabezpieczenie swojego budżetu. Skuteczne może okazać się rozliczanie projektu w oparciu o model Time & Materials, ale tylko wówczas, gdy będzie to szło w parze z monitorowaniem budżetu. 

Regularna analiza i śledzenie budżetu oraz możliwość kontrolowania każdego etapu pracy pozwalają na płynne przejście przez cały projekt IT.  

Jak więc śledzić wydatki, aby mieć pewność, że nie przepalasz budżetu?  

Model Time & Materials jako rodzaj kontraktowania w metodyce Agile 

Według badania What Contributes to the Success of IT Projects, 38% projektów opartych o rozliczanie w modelu Fixed Price (FP) zakończyło się sukcesem, podczas gdy w modelu Time & Materials (T&M) było to 83% udanych projektów. Badanie to podkreśla również, że odpowiednia komunikacja pomiędzy klientem a software housem jest głównym czynnikiem sukcesu. 

Jako klient, który zleca projekt na zewnątrz, chcesz zapłacić tylko za efektywną pracę, co jest oczywiste. To właśnie możliwe jest, gdy rozliczasz się w modelu Time & Materials, który cechuje się dużą elastycznością. Masz dzięki temu kontrolę nad projektem, bo płacisz wyłącznie za godziny poświęcone na jego rozwój.  

Śledzenie postępu projektu w modelu T&M jest łatwiejsze, gdy zespół pracuje w oparciu o metodykę Agile. Zgodnie z nią, projekt podzielony jest na tzw. sprinty, co niejako wymusza częstszy kontakt z zespołem programistów w celu zaktualizowania statusu projektu. Warto zaznaczyć, że aby proces przebiegał sprawnie, powinieneś regularnie przekazywać informację zwrotną, akceptować wprowadzane zmiany oraz informować o wymaganych poprawkach. 

Takie dzielenie pracy pozwala na dodawanie nowych funkcjonalności w każdym sprincie, ponieważ produkt budowany jest w sposób iteracyjny. Na koniec każdego sprintu (na przykład po dwóch tygodniach pracy) otrzymujesz działającą funkcjonalność, którą możesz przetestować, aby upewnić się, że projekt jest realizowany zgodnie z Ttwoją wizją. Pamiętaj więc, aby informować software house o potrzebnych zmianach, za każdym razem, gdy zauważysz, że projekt tego wymaga.  

W przedstawionym scenariuszu, model Time & Materials wymaga zaangażowania po Ttwojej stronie, ale ostatecznie jest to dla ciebie opłacalne. Gdy obie strony szybko zareagują na zmiany, zespół nie traci czasu na projektowanie bezużytecznych funkcjonalności. 

Zastanawiasz się, jak sprawdzić, czy zespół faktycznie nie marnuje czasu? Przyjrzyjmy się temu bliżej. 

Kontrola nad projektem   

Pierwszym z pytań, które pada przed podpisaniem umowy jest pytanie o koszt projektu. Jeśli cena projektu jest odgórnie ustalona w umowie, pole manewru jest niewielkie. Mowa o braku elastyczności — kiedy wartość projektu zacznie przekraczać budżet, wynajęci programiści zrobią wszystko, co w ich mocy, aby obniżyć koszty i ukończyć projekt w terminie. Możesz jednak otrzymać kod o niższej jakości lub produkt z wieloma funkcjami, które są nieprzydatne dla użytkowników. 

Pamiętaj też, że zleceniodawca zawsze dodaje nawet 50% do ceny końcowej, jako zabezpieczenie nieprzewidzianych rzeczy, które mogą pojawić się podczas programowania. Im mniej informacji podasz przy zamawianiu produktu, tym wyższy może być ten dodatek. Co więcej, jeśli chcesz wprowadzić zmiany w projekcie tworzonym w oparciu o model Fixed Price, przygotuj się na podpisanie kolejnej umowy lub załącznika z zupełnie inną ceną końcową. 

Co więc jeśli zdecydujesz się na rozliczanie w modelu T&M? 

Możesz mieć pewność, że produkt będzie miał wszystkie funkcjonalności, których potrzebujesz, ale ostateczna cena projektu może być znacznie wyższa niż oczekiwałeś. Rozwiązaniem jest określenie z góry kwoty, którą możesz przeznaczyć na projekt. Plusem jest to, że jeśli zmniejszy się zakres projektu, zapłacisz odpowiednio mniej, więc masz pewność, że nie wyrzucasz swoich pieniędzy w błoto.

Zaletą śledzenia budżetu projektu w czasie rzeczywistym jest to, że wiesz dokładnie na co przeznaczasz swoje pieniądze. Jeśli realizacja projektu w modelu T&M trwała 1000 godzin, to był to czas niezbędny na przygotowanie funkcjonalności w oparciu o zaakceptowaną przez ciebie specyfikację. 

Możesz zwiększać lub zmniejszać budżet w zależności od potrzeb. Sposób realizacji projektu jest określony w umowie, więc wiesz, czego możesz oczekiwać od samego początku. Ostateczny koszt zależy od faktycznego czasu spędzonego przy projekcie, a bieżące monitorowanie wydatków i przepracowanych godzin zapewnia, że projekt za bardzo nie przekroczy wstępnych założeń. Mówiąc w skrócie, dostajesz dokładnie to, za co płacisz. 

Monitorowanie i kontrolowanie budżetu projektu  

Jako zleceniodawca, chcesz być na bieżąco z pracą nad projektem i ewentualnymi rzeczami, które trzeba zmienić. Model rozliczeń Time & Materials pozwala Ci na regularną interakcję z zespołem programistów, więc zawsze znasz status projektu. Znasz też bieżące wydatki, jednak miej na uwadze, że kiedy zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian, cena może nieco odbiegać od szacunkowych kosztów. 

Największym ryzykiem przy tworzeniu projektu w modelu Time & Materials jest brak środków na funkcjonalności, których nie przewidziałeś przed przystąpieniem do prac.

Pamiętaj też, że nie zawsze można wycenić dany projekt, szczególnie gdy jest innowacyjny i wiąże się ze szczególnymi wymaganiami, które mogą prowadzić do przemodelowania koncepcji w czasie tworzenia projektu. Trudno przewidzieć, co może się zdarzyć i do jakich zmian trzeba dostosować projekt na danym etapie pracy. W takim przypadku nawet jeśli wiesz, jak dokładnie ma działać produkt, tworzenie szczegółowej dokumentacji przed rozpoczęciem pracy jest rzadkością. 

Pamiętaj, że programiści otrzymują realny obraz projektu w trakcie jego realizacji. Postępy pracy odsłaniają złożoność danego oprogramowania, pozwalają też zidentyfikować najsłabsze obszary projektu, co ułatwia jego płynną realizację. Dlatego właśnie powinieneś oczekiwać od software house’u regularnych aktualizacji. 

Na przykład, w Studio Software udostępniamy klientom cotygodniowe raporty, pokazujące ile czasu zespół programistów przeznaczył na zbudowanie danej funkcji. Daje im to pewność, że zespół pracujący poza ich biurem nie marnuje czasu (i pieniędzy).  

Nasi klienci mają również dostęp do arkusza w programie Excel, mogą więc śledzić postępy w dowolnym momencie. Dokument zawiera szacunkowe dane oraz szczegółowe aktualizacje z każdego tygodnia. Daje to więc klientowi pełny obraz projektu i pozwala ocenić jego zgodność z ustalonymi warunkami. 

Każda zmiana i dalsze plany są omawiane tak często, jak to konieczne, więc obie strony są na bieżąco z postępami prac. 

Jeśli model Time & Materials jest połączony z podejściem Agile, masz pewność, że zespół programistów zareaguje na każdą zmianę, jaką chcesz wprowadzić w projekcie. Ponadto, gdy zespół czuje, że ma realny wpływ na projekt, łatwiej im zrozumieć twoje potrzeby, chętniej też proponują zmiany oraz szukają skutecznych sposobów na zaprojektowanie funkcjonalnego produktu. Takie podejście znacznie usprawnia cały proces, a projekt zakończony jest sukcesem. 

Model rozliczeń Time & Materials ułatwia efektywną współpracę

Wybór odpowiedniego modelu rozliczania projektu nie należy do łatwych, więc rozważ wszystkie za i przeciw, zanim podpiszesz umowę z software house’m. Głównym celem dla obu stron powinno być stworzenie funkcjonalnego produktu za rozsądne pieniądze i przy minimalnym ryzyku. Weź to pod uwagę, prowadząc rozmowy z firmą wykonawczą. 

Model Time & Materials szczególnie dobrze sprawdza się w projektach IT z dużą liczbą zmiennych. To dzięki elastyczności i transparentności, pozwalającym na wprowadzanie zmian w dowolnym momencie. Co więcej, możliwość monitorowania budżetu projektu w czasie rzeczywistym daje ci pełną kontrolę nad wydatkami. 

Zastanawiasz się, który model rozliczania byłby korzystniejszy dla twojego przyszłego projektu? Napisz do nas na hello@studiosoftware.com, z chęcią pomożemy!