Istnieje powiedzenie Benjamina Franklina, że „brak przygotowania jest przygotowaniem do porażki”. To stwierdzenie jest wyjątkowo prawdziwe w projektach IT. Realizacja działań ma większą szansę na sukces jeśli planowanie poszczególnych etapów zostanie poprzedzone analizą przedwdrożeniową.
Doświadczenie pokazuje, że spotkania w ramach analizy przedwdrożeniowej są często niedoceniane, ponieważ z początku rozmowa o produkcie, który i tak ma powstać, wydaje się stratą czasu. Jeśli jednak nie zrezygnujesz z analizy projektu na wczesnym etapie, zyskasz „pełniejszy obraz” swojego produktu oraz ulepszysz współpracę z zespołem deweloperskim, co przełoży się na pozytywny efekt końcowy.
W tym artykule przybliżymy kwestię analizy przedwdrożeniowej, czym ona jest, jaki jest jej przebieg i co otrzymasz po jej zakończeniu.
Spis treści
Czym jest analiza przedwdrożeniowa i dlaczego jest ważna?
Analiza przedwdrożeniowa to ważny proces przygotowawczy, który ma na celu zbieranie informacji i wymagań na temat produktu, umożliwiając jego skuteczne zaplanowanie. Podstawowym celem jest zebranie wymagań funkcjonalnych, tak by powstał opis techniczny. Zawiera on spis funkcjonalności (epików projektowych) jako zestawienie wszystkich prac, które należy wykonać, aby pomyślnie wdrożyć produkt.
To ważny etap wstępny, dzięki któremu unikamy pojawienia się problemów w późniejszym czasie, takich jak niejasne sprecyzowanie wymagań, czy określenie ich zbyt późno. Analiza przedwdrożeniowa pomaga wyłapać te elementy zawczasu.
Dla klienta stanowi dużą pomoc w zakresie rozumienia złożoności produktu i wszystkich procesów w nim zachodzących. Natomiast dla zespołów deweloperskich jest to bardzo ważny etap pomagający poznać zakres projektu, określone moduły do wykonania w kolejnych krokach. Umożliwia doprecyzowanie wymagań klienta oraz ustalenie priorytetów działań, aby poszczególne epiki projektu „dowieźć” na czas.
Czy analiza przedwdrożeniowa zawsze jest niezbędna?
Analiza przedwdrożeniowa wraz z warsztatami produktowymi jest niezbędna jeśli rozwijasz nowy produkt. Wtedy konieczne jest określenie podstawowych funkcjonalności, ustalenie priorytetów i zakresu prac. Jeśli aplikacja jest rozbudowywana o dalsze moduły, a interesariusz jest świadomy technicznych aspektów projektu bądź ma doświadczenie w programowaniu, analiza trwa krócej lub może być pominięta.
Dużo zależy również od złożoności i skali rozwoju projektu. Są sytuacje, gdy analiza przedwdrożeniowa jest dedykowana tylko jakiejś części oprogramowania i skupia się tylko na analizie np. jednego modułu.
Jak długo trwa i kto w niej bierze udział?
Cała analiza trwa od dwóch do czterech tygodni. Pierwszy etap analizy rozpoczyna się wraz z przeprowadzaniem warsztatów produktowych z klientem. W warsztacie bierze udział analityk biznesowy, kierownik projektu (PM), architekt systemowy, a od strony klienta — właściciel produktu (PO) i osoby zaangażowane w określone obszary aplikacji (np. ekspert od CRM).
Przez kilka dni (2-5), razem z interesariuszami projektu pracujemy nad funkcjonalnościami oraz analizujemy wszystkie niezbędne założenia. W ciągu następnych tygodni opracowujemy wyniki analizy i przygotowujemy niezbędną dokumentację. Więcej na temat roli i elementów warsztatów produktowych możesz przeczytać w poniższym artykule.
Etapy analizy przedwdrożeniowej
1. Przygotowanie do analizy
Przed każdą analizą przygotowujemy się dokładnie do warsztatów, rozplanowujemy sobie działania i zapoznajemy się z materiałami od klienta. Dodatkowo analizujemy je w celu odkrycia ewentualnych słabszych punktów, wypisujemy rzeczy, o które chcemy jeszcze dopytać. Na początku współpracy otrzymujesz od nas szczegółową ankietę, w celu dostarczenia wszystkich potrzebnych materiałów dotyczących projektu.
Przykładem, jak ważna jest szczegółowa analiza projektu, jest ostatnia sytuacja z klientem, który przygotował dla nas ponad 100-stronnicowy dokument z opisem niezbędnych funkcjonalności. Przed warsztatami zapoznaliśmy się z nim dokładnie, aby w trakcie trwania warsztatów skupić na aspektach, które nie zostały doprecyzowane w dostarczonej dokumentacji.
2. Warsztaty produktowe
Warsztaty produktowe stanowią punkt wyjścia do analizy przedwdrożeniowej. Ułatwiają zrozumienie docelowych potrzeb użytkowników oraz tego, z jakimi problemami mierzą się na co dzień. Stanowią uzupełnienie informacji, które już wcześniej otrzymujemy od klienta w ramach dokumentacji.
Główne etapy warsztatów produktowych:
- Faza odkrywania — jest to czas poznawania potrzeb użytkowników aplikacji
- Event Storming — mapowanie kluczowych funkcjonalności systemu wspólnie z klientem
- Design Sprint — na tym etapie tworzymy podróż użytkownika (User Journey Map), czyli pokazujemy, jak będzie się poruszał po aplikacji.
3. Dokumentacja przedwdrożeniowa
Przez kolejne dwa, trzy tygodnie analizujemy wyniki warsztatów i przygotowujemy dokumentację. W tym czasie:
✔️ Przenosimy zmapowane widoki oraz procesy, które przygotowywaliśmy podczas warsztatów, do wirtualnej tablicy Miro.
✔️ Przygotowujemy User Journey Map.
✔️ Spisujemy wymagania funkcjonalne. Zdefiniowane funkcjonalności grupujemy w tzw. epiki i przenosimy bezpośrednio do narzędzia zarządzania projektem — Jira.
✔️ Podajemy dokładną estymację projektu na podstawie epików projektowych
Cały zespół deweloperski przygotowuje wycenę czasową z podziałem na front-end/back-end. Każdy opisany epik, czy funkcjonalność zawiera minimalną i maksymalną ilość godzin potrzebną do jego wykonania. Wycena kosztowa zależy od rodzaju projektu, może być to stawka godzinowa lub stała kwota.
✔️ Przygotowujemy harmonogram prac (roadmap).
✔️ Tworzymy rejestr ryzyk. Zawiera on informacje o zagrożeniach (oraz sposób przeciwdziałania + status), które mogą wystąpić w trakcie trwania projektu.
✔️ Przygotowujemy analizę SWOT
✔️ Spisujemy dokument ”Wymagania dla infrastruktury aplikacji” zawierający zalecenia co do środowisk, które są poza naszą jurysdykcją, tak by wziąć pod uwagę sytuacje, mające wpływ na dalszy przebieg projektu.
Cenimy sobie szczerość i otwartą komunikację między interesariuszami a zespołem projektowym. Regularny kontakt z klientem jest istotny w ciągu trakcie trwania i przygotowywania całej analizy przedwdrożeniowej. Jeśli więc masz wątpliwości czy pytania dotyczące projektu, chętnie na bieżąco odpowiemy na Twoje pytania.
Rezultaty analizy przedwdrożeniowej
Efektem końcowym analizy jest specyfikacja, a także zestaw wymagań, analiza ograniczeń i ryzyk, propozycja zmian w procesach firmy, oraz oferta zawierająca wymagany budżet i harmonogram.
Główne korzyści płynące z analizy przedwdrożeniowej
Analiza przedwdrożeniowa jest bardzo ważnym procesem, który zapewnia spokojną realizację zadań w projekcie. Poświęcając odpowiednią ilość czasu i uwagi na etap analizy, masz wpływ na stworzenie udanego produktu przy znacznie mniejszej liczbie zmian wprowadzanych w trakcie przebiegu projektu.
Do niektórych korzyści analizy należą:
- Krótszy czas rozwoju — Jeśli wiemy, jakie funkcjonalności mają być zbudowane, jesteśmy w stanie lepiej określić harmonogram i szybciej wypuścić określone moduły.
- Zmniejszenie ilości zmian podczas pracy nad projektem — Jeśli w trakcie trwania projektu nastąpią zmiany zmieniające wymagania lub zakres prac, tym większy będzie koszt jego obsługi.
- Zadowolenie użytkowników aplikacji — Dzięki analizie każdy interesariusz będzie lepiej rozumiał rzeczywiste potrzeby klienta. A to przełoży się na efekt końcowy, który zadowoli użytkowników produktu.
- Satysfakcja członków zespołu — W ramach współpracy obie strony poznają się, rozumieją elementy udanej współpracy, dzięki czemu komunikacja i praca nad danym systemem przebiega bez zakłóceń.
Podsumowanie
Obecnie analiza przedwdrożeniowa wraz z warsztatami produktowymi staje się standardem w trakcie realizacji projektów informatycznych. Współpracując z klientami w trakcie warsztatów, wyraźnie widzimy, jak analiza pomaga ustalić podstawowe zasady współpracy, oszacować budżet projektu, harmonogram, czy zakres prac. Ostatecznie przynosi realne korzyści czasowe i finansowe, dzięki czemu realizacja nawet złożonych projektów transformacji cyfrowej może być dużo prostsze.
Jeśli masz pytania odnośnie analizy przedwdrożeniowej, warsztatów produktowych, czy innych zagadnień związanych z zarządzaniem projektem, chętnie z Tobą porozmawiamy. Skontaktuj się z nami i postaw na rozwój oparty na wiedzy, danych i rzeczywistych potrzebach Twojego biznesu.
