W projektach IT liczba zadań, które trzeba wykonać może z początku wydawać się przytłaczająca. Co więcej, wszystkie wydają się pilne z punktu widzenia zaangażowanych osób. W takiej sytuacji nadawanie zadaniom odpowiednich priorytetów nie jest możliwością, lecz koniecznością w celu skutecznego zarządzania czasem i środkami. Jedną z pomocy w zakresie priorytetyzacji jest użycie techniki MoSCoW.
Nadając priorytety zadaniom, firma może zminimalizować czas i pieniądze przeznaczane na mniej istotne prace. Umożliwia to wydajniejszą pracę wszystkich członków zespołu, ponieważ zajmują się oni tylko najbardziej pilnymi zadaniami z punktu widzenia projektu.
Ponadto ustalanie priorytetów wymagań umożliwia zespołom projektowym zrozumienie ilości pracy i środków, których wymaga zrealizowanie każdego elementu projektu. Ta wiedza usprawni zarządzanie czasem zespołu, sprawi, że projekt będzie łatwiejszy w zarządzaniu, oraz zwiększy prawdopodobieństwo jego zakończenia w terminie.
Spis treści
Jak podejść do priorytetyzacji zadań, czyli od czego zacząć?
Praca nad priorytetami odbywa się podczas całego cyklu pracy nad projektem. Jednak wstępna priorytetyzacja ma miejsce zawsze przed rozpoczęciem prac i określaniem założeń. Odbywa się to podczas pierwszego etapu warsztatów produktowych, w trakcie fazy odkrywania. Dzięki dobremu planowaniu wiemy, w jakiej kolejności będziemy rozpatrywać działania drugiego dnia warsztatów, podczas fazy Event Storming, tak by zacząć od najważniejszych procesów. W tym celu wykorzystujemy technikę priorytetyzacji znaną jako model MoSCoW.
Technika MoSCoW — co dokładnie oznacza?
Metoda MoSCoW to tak naprawdę jest to jedna z wielu technik priorytetyzacji. Została opracowana przez Dai Clegga — eksperta ds. rozwoju oprogramowania w trakcie jego pracy w Oracle w 1994 roku. Clegg początkowo zaprojektował technikę ustalania priorytetów dla projektów i inicjatyw ograniczonych czasowo, a następnie została ona zastosowana w DSDM (Dynamic System Development Method) – brytyjskim konsorcjum do spraw metod projektowania. Priorytetyzację można wykorzystać do zadań, przypadków użycia, kryteriów akceptacji i testów, jako wymagań i historii użytkownika.
Metoda MoSCoW jest więc popularną techniką do ustalania priorytetów i zarządzania wymaganiami. Akronim MoSCoW reprezentuje cztery kategorie inicjatyw: Must have , Should have, Could have, Won’t have.
Teraz omówimy kiedy i w jakiej sytuacji ma zastosowanie każda z nich.
M — MUST – (musi być): Opisuje wymaganie, które musi być spełnione w końcowym, finalnym rozwiązaniu. Równie dobrze można by nazwać je wymaganiem krytycznym, ponieważ bez niego dany produkt nie zadziała lub nie spełni założeń biznesowych. Przykładem obligatoryjnego działania jest np. potwierdzenie tożsamości przy zakładaniu konta bankowego online.
S – SHOULD (powinien być): Reprezentuje pozycję o wysokim priorytecie, która powinna być zawarta w rozwiązaniu, jeżeli jest to możliwe. Określa się to wymaganie przed rozpoczęciem projektu i wstawia do zrealizowania podczas kolejnych etapów.
Inicjatywy „SHOULD” różnią się od inicjatyw „MUST” tym, że można je zaplanować na przyszłość bez wpływu na obecną sytuację. Na przykład ulepszenia wydajności, drobne poprawki błędów lub nowe funkcje mogą być inicjatywami „SHOULD”. Bez nich produkt nadal jest wartościowy dla użytkownika.
C – COULD (może być): Opisuje wymaganie, które jest postrzegane jako pożądane, ale opcjonalne. Zostanie ono zawarte, jeżeli pozwolą na to czas i zasoby. Wymaganie „COULD HAVE” oznacza, że dane zadania nie jest niezbędne do zaistnienia w podstawowej wersji produktu.
W – WON’T (nie będzie tym razem): Oznacza wymaganie, które nie będzie wdrażane w zakresie MVP, ale może być rozpatrzone w przyszłości.
Umieszczanie takiego wymagania w kategorii „WON’T HAVE” zapobiega rozszerzaniu się zakresu prac i zespół wtedy wie, że dane inicjatywy nie są priorytetem koniecznym do wykonania w określonym przedziale czasowym.
Czy priorytetyzacja zadań jest wykonywana również w trakcie trwania projektu?
Trzeba jednak przy tym dodać, że priorytety poddajemy ciągłemu przeglądowi, nie tylko na początku trwania projektu. W miarę pojawiania się nowych prac, czy to poprzez wprowadzenie nowego wymagania, lub poprzez ujawnienie nieoczekiwanych zadań, analizujemy wpływ priorytetów na powodzenie bieżącej pracy. Niekiedy może powstać potrzeba rozpatrzenia na nowo poszczególnych sprintów rozwojowych, a czasem nawet całego backlogu. Priorytety niespełnionych wymagań przeglądamy przez cały czas trwania projektu, aby upewnić się, że są one nadal aktualne.
W trakcie ustalania priorytetów zawsze zadajemy sobie poniższe pytania:
- Co się wydarzy jeśli nie zawrzemy tego wymagania w tej wersji projektu?
- Czy jest prostszy sposób na wykonanie tego?
- Czy produkt bez tego zadziała?
Zalety metody MoSCoW, czyli dlaczego lubimy ją używać
Metoda MoSCoW jest łatwa w użyciu i zrozumiała. Przynosi korzyści zespołom projektowym. Kiedy w trakcie warsztatów szukamy MVP produktu, jest to bardzo korzystne, ponieważ nie wszystkie zadania, będące częścią sprintu, są konieczne do osiągnięcia założonego celu sprintu.
Inne zalety tej techniki:
- Określa w prosty sposób kategorie priorytetów — istnieją jasno określone powody, dla których każde zadanie (feature) należy do danej kategorii.
- Ustala wyraźną kolejność priorytetów — zespoły produktowe zawsze wiedzą, które produkty należy najpierw usunąć z priorytetu, aby zrobić miejsce dla produktów o najwyższym priorytecie
- Można ją wykorzystać na różnych etapach cyklu produktu.
- Umożliwia dobre wykorzystanie czasu — pozwala jasno określić, nad czym zespół powinien pracować w pierwszej kolejności, a co można przełożyć na później.
Czy technika MoSCoW ma jakieś wady?
Choć metoda MoSCoW jest bardzo praktyczna, niestety ma pewne wady. Do jednej z nich należy fakt, że w technice MoSCoW nie ma miejsca na planowanie czy hierarchiczne układanie zadań, a przy kategoryzowaniu wymagań i niekiedy brakuje ich dokładniejszego opisu. W związku z tym, do wszystkich zadań „MUST HAVE” i „SHOULD HAVE” należy podejść starannie i jeśli jest taka potrzeba — pogrupować je w kategorie innych metod priorytetyzacji.
Stąd oprócz metody MoSCoW przy tworzeniu roadmapy stosujemy ważony system punktacji. Pomaga on zespołom mierzyć każde wymaganie MoSCoW. Poza tym spełnia standardowe kryterium kosztów i korzyści.
Na czym polega ważony system punktacji?
Ogólnym zadaniom przypisujemy nie tylko priorytety M, S, C, W, ale przypisujemy każdemu z nich wartość od 1 do 100. W tej skali 100 ma najwyższy priorytet. Metoda polega na tym, że cyfry między poszczególnymi zadaniami nie mogą się powtarzać, więc jeśli jedno zadanie ma numer 70, żadna inna funkcja nie może mieć tej samej liczby. W ten sposób ustalamy kolejność zadań w szeregu, na przykład jeśli planujemy 10 zadań, które mają priorytet “MUST”, to ustalamy, w jakiej kolejności je realizować w zależności od potrzeb biznesowych. Można to podsumować poniższym stwierdzeniem:
”MoSCoW nadaje priorytet poszczególnym etapom, a metoda punktowa określa ich kolejność”
Priorytetyzacja zadań w Agile — korzyści projektowe
Technika MoSCoW jest powszechnie stosowana w metodykach zwinnych. W ten sposób określa, które elementy powinny być traktowane priorytetowo, a które można wstrzymać na określony czas.
Jednym z powodów skorzystania z techniki MoSCoW jest też często konieczność większej elastyczności działań oraz szybszego wykrywania problemów. Podjęte decyzje dotyczące priorytetów wykorzystujemy do opracowania harmonogramu iteracji, który umożliwia zespołom szybkie wdrażanie rozwiązań i bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
Chciałbyś się więcej dowiedzieć, jak działają nasze zespoły projektowe? Przeczytaj artykuł:
Podsumowanie
Korzyści płynące z powyższej analizy pokazują, że technika MoSCoW to jedna z popularniejszych metod priorytetyzacji.
Technika MoSCoW pokazuje również dokładnie, jakie działania należy podjąć w pierwszej kolejności, a resztę pozostawić w backlogu. Za pomocą wskazówek zawartych w tym artykule możesz ustalić priorytety swojej pracy tak, by współpraca z zespołem projektowym przebiegała płynnie.
Masz więcej pytań odnośnie współpracy z zespołem projektowym, czy innych zagadnień związanych ze stworzeniem aplikacji? Skontaktuj się z nami, a doświadczeni analitycy biznesowi chętnie odpowiedzą na Twoje pytania.
