IT Outsourcing – odpowiadamy na 10 kluczowych pytań dotyczących współpracy

Outsourcing IT jest obecnie niezwykle popularny i staje się często niezawodną strategią dla przedsiębiorców, którym zależy na zbudowaniu dobrego jakościowo produktu. Choć zalet takiego podejścia jest bardzo dużo, wciąż jednak zdarza się, że hamulcem do tego typu współpracy są różnorodne wątpliwości, które pojawiają się już na samym początku tej drogi. 

Postanowiliśmy je rozwiać – zebraliśmy 10 najczęściej zadawanych pytań przez naszych klientów dotyczących outsourcingu IT i odpowiadamy na każde z nich. W tym artykule znajdziesz zatem kompleksowe FAQ, w którym dzielimy się wiedzą i odnosimy się do najbardziej nurtujących pytań.

Przedstawione zagadnienia mogą być dla Ciebie też źródłem informacji, jak poprowadzić rozmowę z potencjalnym partnerem i które kwestie są najistotniejsze w ramach podjęcia takiej współpracy. 

Outsourcing usług informatycznych – umacniający się trend

Outsourcing IT już na stałe zagościł w biznesowej rzeczywistości. Powodów, które skłaniają firmy do nawiązywania współpracy z nowymi partnerami technologicznymi jest wiele, a wśród nich wyłaniają się w szczególności brak doświadczenia i czasu odnośnie realizacji projektów IT. Zlecenie działań odpowiedniemu partnerowi daje możliwość wykorzystania jego potencjału i zbudowanie produktu wysokiej jakości.

Jakie zalety outsourcingu sprawiają, że trend ten umacnia się i cały czas się rozwija? Jeśli wybierzesz odpowiednią firmę do współpracy możesz liczyć na:

• wiedzę i doświadczenie, które umożliwi stworzenie produktu zbieżnego z Twoimi potrzebami i celami biznesowymi.
• mniejsze koszty. Zlecając projekt na tańsze rynki, możesz sporo zaoszczędzić. Przykładowo firmy ze Stanów często decydują się na wybór partnera do współpracy np. z Polski ze względu na niższe koszty i wysoką jakość dostarczonej pracy. Outsourcing IT stał się już elementem strategii, która przynosi wymierne korzyści.
• sprawną realizację zadań. Sprawdzona firma sprawi, że Twój projekt będzie się efektywnie rozwijał, gdyż nad przebiegiem pracy czuwają doświadczeni specjaliści. To pozwoli Ci łatwo śledzić postępy projektu – z reguły są one dostarczane w regularnych iteracjach.

Oczywiście z outsourcingiem może wiązać się też ryzyko – zobacz o jakim ryzyku mowa i poznaj sposoby na jego zapobieganie czytając ten artykuł. Jakie pytania trafiają do nas najczęściej w kontekście outsourcingu usług informatycznych i podjęcia współpracy? Czytaj dalej.

IT Outsourcing – pytania dotyczące zespołu

1. Jak rekrutujecie specjalistów, którzy będą pracować nad projektem? 

To ważne pytanie, które pozwoli Ci dowiedzieć się więcej o osobach, które będą realizowały Twój projekt. Ludzie zawsze byli kluczową wartością w naszej firmie, dlatego dbamy, aby pracowało nam się przyjemnie i skutecznie. Zależy nam na współpracy z osobami, które mają odpowiednie doświadczenie (w zależności od danego stanowiska) oraz właściwe kompetencje miękkie. Nasi współpracownicy mogą stale się rozwijać dzięki oferowanym benefitom, szkoleniom, a także otwartej, przyjemnej atmosferze, gdzie każdy feedback jest mile widziany.

W Studio Software prowadzimy 3-etapową rekrutację, co pomaga nam odpowiednio dobierać osoby do zespołu. Zobacz jak wyglądają poszczególne etapy: 

• rozmowa telefoniczna, na której sprawdzamy m.in. znajomość języka angielskiego (stawiamy na płynną komunikację w j. angielskim)
• wywiad techniczny, analiza kodu (jeśli jest to osoba techniczna), przekazanie zadania
• spotkanie z CEO.

Takie podejście pozwala nam kompleksowo sprawdzić doświadczenie, a także dopasowanie kandydata/kandydatki do zespołu. 

2. Jak radzicie sobie z rotacją osób w projektach? 

To pytanie pojawia się bardzo często w kontekście rozpoczęcia współpracy. Nic dziwnego, w końcu obawy przed nadmierną rotacją pracowników mogą spędzać sen z powiek. To bardzo ważne, aby Twój potencjalny partner był dobrze zabezpieczony na wypadek takich sytuacji. My zawsze dbamy o odpowiednią dokumentację projektu, aby nowa osoba miała łatwy i czytelny dostęp do kluczowych informacji. Istotna jest również dokumentacja kodu, która pozwala szybko się odnaleźć w danym projekcie. 

Dodatkowo, jeśli w projekt jest zaangażowana głównie 1 osoba, zawsze wdrażamy więcej osób, aby mogły dysponować wiedzą w razie odejścia z projektu tej pierwszej. To daje pewność, że projekt jest pod stałą kontrolą i nawet w przypadku odejścia, zostanie płynnie przejęty przez nasz zespół.

3. Ile będzie kosztować mój projekt? 

Odpowiedź na to pytanie jest jedna: to zależy. Na cenę wpływa wiele czynników i nie jest możliwe podanie jej z góry. Jeśli chcesz ten temat zgłębić, koniecznie przeczytaj nasz artykuł, gdzie przedstawiamy 7 głównych czynników, które wpływają na koszt danego oprogramowania. 

Wszystko zależy m.in. od rodzaju produktu, który chcesz zbudować, zakresu funkcjonalności, użytych technologii i wielu innych elementów. 

IT Outsourcing – ogólne pytania dotyczące współpracy

4. Jak radzicie sobie z współpracą w różnych strefach czasowych?

Różnica czasu nie stanowi dla nas większego problemu. W przypadku współpracy z firmami z US, gdy występuje różnica ok. 8 godzin współpraca przebiega bardzo płynnie, gdyż w dalszym ciągu czas pracy pokrywa się w co najmniej 2 godzinach. 

Nasi partnerzy cenią sobie taki model – kiedy śpią, my działamy i spotykamy się pod koniec naszego dnia roboczego, dzięki czemu od razu możemy przejść do konkretów i omówić bieżące działania, w tym update z danego dnia.

5. Jak wygląda udział klienta w projekcie? 

To pytanie pada niezwykle często i jest ważne w kontekście outsourcingu IT. Wielu klientów zastanawia się, jak dużo czasu muszą poświęcić na projekt i z czego wynika taka, a nie inna ilość. Z doświadczenia wiemy, że im większe zaangażowanie ze strony klienta, tym lepiej i sprawniej przebiega realizacja projektu. Dlaczego? Dzięki bieżącej komunikacji łatwo możemy wychwycić potrzeby i dostosować się do nich, a klient jest cały czas informowany o postępie prac, co pozwala sprawnie przekazać feedback. Szybko możemy też odnieść się do pojawiających się pytań.

W związku z tym niezwykle ważne jest, aby od strony klienta była wyznaczona decyzyjna osoba do kontaktu, która będzie regularnie brała udział w spotkaniach (spotykamy się na daily oraz organizujemy 2-tygodniowe sprinty). Idealny model zakłada obecność osoby z pewnym doświadczeniem w IT po stronie klienta. W przypadku doboru odpowiednich rozwiązań w danym projekcie łatwiej wtedy wspólnie podjąć decyzję (my oczywiście zawsze sugerujemy najlepsze rozwiązanie na podstawie naszego doświadczenia).

6. Jak odbywa się współpraca zdalna?

Dobrze wypracowany model współpracy zdalnej to podstawa w dzisiejszym świecie. Bardzo istotny jest dobór odpowiednich narzędzi, które zapewnią przepływ informacji  i ułatwią bieżącą komunikację. 

W związku z tym, że pracujemy tak od dawna, wypracowaliśmy odpowiednie sposoby działania, aby klient mógł czerpać z nich jak najwięcej korzyści. Dla nas szczególnie ważna jest wspomniana wcześniej komunikacja – stale korzystamy z Google Hangouts i Zoom w celu regularnych spotkań, tworzymy też dedykowany kanał na Slacku, aby móc na bieżąco komunikować się z klientem.

Z kolei narzędzia takie jak Jira pozwalają zachować porządek w aktualnych zadaniach – oczywiście nasi partnerzy otrzymują do nich dostęp w celu śledzenia postępów projektu.

7. Jak dbacie o bezpieczeństwo danych?

Bezpieczeństwo jest dla nas kluczowe – dlatego dostęp do kodu posiadają tylko developerzy pracujący nad danym projektem. Dbamy też o dedykowane rozwiązania backup’owe, aby zapisywać dane również na zewnętrznych chmurach danych. Podczas pracy zawsze zachowujemy wszystkie standardowe procedury bezpieczeństwa i szyfrowanie. W przypadku praca zdalnej zawsze używamy VPN’a i tylko określone osoby mają dostęp do serwerów produkcyjnych, gdzie mogą wprowadzać zmiany.

IT Outsourcing – start i zakończenie projektu

8. Jak długo trwa rozpoczęcie projektu?

Tak naprawdę w zależności od technologii i rozmiaru danego zespołu, z reguły potrzebujemy od 4 do 8 tygodni, aby rozpocząć projekt. Zwykle po 4 tygodniach ruszamy już z pracą koncepcyjną, w także wdrażamy Project Managera. Development startuje zazwyczaj po 4-8 tygodniu.

9. Jak wyglądają pierwsze kroki współpracy?

Pierwszym krokiem jest zawsze dokładne zrozumienie potrzeb biznesowych każdego klienta poprzez analizę materiałów od klienta, w tym dokumentacji. W zależności od potrzeb, organizujemy też warsztaty Event Storming. Na podstawie tak dokładnej analizy, dobieramy idealnie skrojony zespół, który ma niezbędne kompetencje do realizacji projektu. Następnie planujemy pracę z Product Ownerem i jesteśmy gotowi, żeby jak najszybciej ruszyć z projektem.

10. Jak mogę zakończyć współpracę?

Zakończenie współpracy jest proste. Okres wypowiedzenia liczy od 1-3 miesięcy w zależności od rozmiaru projektu i zespołu. Klient otrzymuje od nas całą dokumentację oraz prawa do kodu, co umożliwia dalsze rozwijanie projektu w przyszłości.

Wymieniliśmy jedne z najczęściej pojawiających się pytań w kontekście outsourcingu IT, choć oczywiście temat jest szeroki i zapewne każdy ma obecnie w głowie kolejne. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej skontaktuj się z nami, a z chęcią odpowiemy na kolejne pytania.